U četrdeset godina rada uvijek sam se žalio na duge, dosadne i neproduktivne sastanke, zato se pridružite klubu! Da, sastanci u starom stilu imaju negativne učinke na moral, produktivnost i motivaciju.^[1]

On (Warren Buffett) ne dopušta da se njegov kalendar puni beskorisnim sastancima.– Bill Gates

Pa, zašto sastanci ne mogu biti kraći, produktivniji i čak, usuđujem se reći, zabavni?

Dobra vijest je da su mnoge tvrtke sada vodeće u upravljanju sastancima.

Evo 12 tajni produktivnog sastanka. Ako ste menadžer ili vođa tima, možda ćete ih htjeti primijeniti. Ako ste član tima, uvijek možete dati prijedloge kako bi sastanci zaista mogli postati super produktivni.

1. Vrijeme nije pravo pitanje

Većina ljudi se žali da nemaju dovoljno vremena i sastanci im mogu oduzeti ovu dragocjenu robu. Drugi način gledanja na to je jednostavno koncentriranje na razinu energije koju imate.

Planirajte pauze tako da razina produktivnosti bude maksimalna.Oglašavanje

Upravljajte svojom energijom, a ne svojim vremenom. - Tony Schwartz

2. Neka sastanci budu kraći

Postavljanje vremenskog ograničenja od 10 ili 15 minuta zaista može pomoći. Neki menadžeri zapravo dobivaju tajmer tako da se on isključuje kad je sastanak završen. Nije slučajno da razgovori o TED-u imaju maksimalno ograničenje od 18 minuta.

Razlog je taj što sva istraživanja pokazuju da naša pažnja progresivno opada ako sastanci ili razgovori traju dulje. Studije rađene na Teksaškom kršćanskom sveučilištu pokazuju da se studenti sjećaju više informacija nakon kraćih predavanja.^[2]

3. Planirajte sastanke samo po potrebi

Većina tvrtki ima određeno vrijeme i dan za sastanke. To znači da je produktivnost usporena, samo zbog postavljenog rasporeda.

Puno je bolje sastati se kada stvari trebaju biti gotove, donesene odluke i finalizirane točke akcije.

4. Upoznajte uspravno ili negdje drugdje

DOvrlo zanimljivo istraživanjepokazuje da sjedenje povećava teritorijalna pitanja.^[3]

Ljudi se osjećaju ugodno i također žele potvrditi svoj stav ili autoritet.To nije tako lako učiniti uspravno. Oglašavanje

Sudionici se osjećaju lakše i žele brže obaviti stvari. Postoje i drugi inovativni načini održavanja sastanaka.

Ali gdje god se nalazili, budite inovativni sa svojim prostorom. Isprobajte stand-up sastanak ili napustite stolove i krenite u park. Izlazi iz svog svakodnevnog okruženja.- Richard Branson

5. Unaprijed planirajte dnevni red

Kratkom sastanku i dalje je potreban dnevni red i to bi trebalo biti proslijeđeno prije sastanka, ako je moguće. Pomaže ljudima da se pripreme i usredotoče na pitanja o kojima treba razgovarati.

Evo Kako izraditi dnevni red sastanka ubojica koji je jednostavan i učinkovit .

6. Stvorite slobodnu zonu pametnog telefona

Pitajte ljude o svojim kolegama koji koriste pametne telefone ili tablete tijekom sastanaka. Većina to zamjera jer pokazuje nedostatak poštovanja i također pokazuje da je puno sudjelovanje nejednako ili odsutno.^[4]

Puno je bolje područje za sastanke učiniti zonom slobodnom za pametne telefone i potaknuti ljude da ostavljaju telefone vani u košarici, uz priloženu poštu. Bijela kuća to već radi.

7. Ograničite broj polaznika

Ovo je jedna od preporuka spomenutih u postu Kristen Gil, 'Start-Up Speed'.^[5]Potpredsjednica je poslovnog poslovanja u Googleu.Oglašavanje

Ako polaznike ograničite na one koji su izravno uključeni u projekt ili postupak, to drugima ostavlja više vremena da nastave sa svojim poslom.

8. Vodite sastanak poput satnog mehanizma

Predsjedavanje sastankom zaista je vješt zadatak. U idealnom slučaju morate učiniti nešto ili sve od sljedećeg:

• Navedite svrhu sastanka, na pr. - Sastajemo se danas kako bismo okončali posjet revizora.
• Intervencije izvan teme držite izvan dnevnog reda. Mogu se staviti na ‘parkiralište’ ako na kraju ima vremena.
• Potaknite sve da uđu.
• Obeshrabrite pokazivanja.
• Držite se dodijeljenog vremena.

9. Odnesite akcijske bodove

Osoba koja vodi sastanak mora održati cijelu stvar na pravom putu, u kratkom vremenskom rasponu.

U praksi to znači da na kraju ljudi imaju popis akcijskih točaka i da su one označene na DRI (izravno odgovorna osoba).^[6]

10. Omogućite vrijeme tranzita

Provjerite je li programirano dovoljno vremena prije sastanka kako bi ljudi zapravo mogli doći na vrijeme.

Omogućavanje deset minuta prije i poslije drugih zaruka pomaže ljudima da se zajedno snađu i planiraju svoje odsustvo, iako je vrlo kratko.

O odlukama se vodi evidencija i one se mogu poslati e-poštom kao podsjetnik svim sudionicima.Oglašavanje

11. Okvirirajte ishode i plan za sljedeći sastanak

Pod pretpostavkom da će točke djelovanja donijeti potrebne rezultate, uvijek je dobra ideja naznačiti što bi trebao obuhvaćati sljedeći sastanak.

To ne treba postaviti u kamen, već se mora uklopiti u poslovne i marketinške planove. Također pomaže u isticanju dugoročnih ciljeva.

12. Potaknite trening vještina sastanka

Delegiranje nekih zadataka sastanka i prije i tijekom sastanka sjajan je način pristupa treningu vještina sastanka.

Odlučite tko će biti odgovoran za bilježenje akcijskih točaka, vremena i dnevnog reda. To se može učiniti u rotaciji, tako da ćete i dalje imati cjelokupnu odgovornost za vođenje sastanka. Kako biste si pomogli u učinkovitom pisanju zapisnika sa sastanka, pogledajte ove savjete: Kako napisati sjajne zapisnike sa sastanka pa se ništa ne gubi u prijevodu

Više o produktivnosti na poslu

• Kako biti produktivan na poslu: 9 osnovnih pravila
• 6 jednostavnih navika na poslu koje će trenutno povećati vašu produktivnost
• Pomodoro tehnika: je li ispravno za vas da povećate produktivnost?
• Kako formula produktivnosti može motivirati zaposlenike na učinkovit rad

Istaknuta fotografija: Otkačite putem unsplash.com

Referenca