15 strategija za učinkovit popis obveza

15 strategija za učinkovit popis obveza

Vaš Horoskop Za Sutra

Jedna od prastarih tehnika produktivnosti je klasičan i učinkovit popis obveza, i to s dobrim razlogom. To je jedan od najproduktivnijih načina da i vi i svi ostali napravite bilo što. Bilo da se radi o mentalnom popisu ili nečemu što zapisujete, popis obveza važan je alat za produktivnost.

Istodobno, to je jedan od najzbunjujućih alata za produktivnost. Mnogi ljudi to diskreditiraju iz različitih razloga i ne vjeruju da je popis obveza dobar. Ali moj je argument da možda vi i drugi ljudi ne stvarate učinkovit popis obveza, pa ćemo ovdje razmotriti kako to ispravno obaviti.



Zašto se gnjaviti s učinkovitim popisom obveza?

Koristite ih pogrešno

Prije nego što uskočite u strategije kako biste napravili učinkovit popis obveza, vrijedi znati zašto biste se trudili sastaviti ga. Prva važna stvar je da su mnogi ljudi pogrešno sastavljali popise.



Dvije najčešće pogreške su:

  • Ljudi koriste popise kao mjerilo jesu li produktivni ili ne.
  • Stavili su previše stavki na popis.

Razumljivo je zašto to radite vi ili drugi ljudi. Popis obveza alat je za produktivnost, pa ima smisla gomilati zadatke. Međutim, mozak ne radi na taj način. Ako na svom popisu imate puno zadataka, čini se kao mučenje jer popis nikad ne završava.

U početku se može osjećati lijepo da uvijek imate što raditi, ali imajte na umu da u danu imate samo toliko vremena. Važno je da više vrijednosti dajete kvalitetnom radu, a ne samoj količini.



U istoj bilješci, ako ste netko tko ima tendenciju tražiti provjeru, popis obveza može biti težak. Bit će dana u kojima nećete uspjeti sve obaviti zbog životnih događaja. To stvara nepotreban pritisak i šalje vas u stresni vihor.

Pomaže vam ostati usredotočen

Kada sastavite učinkovit popis obveza, glavni cilj tih popisa je pružiti jasnoću i fokus. Ako ste ih radili pogrešno, možda ste primijetili da se usredotočujete na zadatak na popisu obveza i obavljate ga.



To može biti zasjenjeno više stavki na vašem popisu, ali usredotočujete se na zadatak tijekom određenog vremena. Ipak to stvarno vidite na djelu kad razmislite o tome da imate kraći popis obveza.

Razumijem da popis obveza nije za svaku pojedinu osobu, ali ovaj je fokus koristan ljudima kada započinju. Još uvijek niste sigurni u svoje ciljeve ili put kojim želite ići. Također se možete boriti da odredite sljedeći korak prema kojem treba raditi.

Popis obveza vodič je na koji se možete vratiti na njega kad god vam zatreba. Nadalje, tehnike koje ću spomenuti u nastavku učinit će popise učinkovitijima za vas.

15 strategija za učinkovit popis obveza

Počet ćete uviđati koliko je moćan popis obveza kada razmotrite razne strategije koje možete uklopiti u jednu. Ovo je tvoj popis zadataka, pa odaberite iz donje strategije da biste pronašli ono što vam odgovara. Ako niste sigurni, nemojte se bojati eksperimentirati i pomiješati nekoliko kombinacija.

Ne zaboravite da je put do uspjeha put s mnogo razgranatih putova, pa su metode koje koristite vaš izbor.Oglašavanje

1. Razbijte popis na dva dijela

Prva strategija je razbiti popis na dva dijela. Ta se dva dijela nazivaju dnevnim listovima i to to’s.

Dnevni listovi svakodnevni su zadaci koje želite više razvijati. Primjerice, ako želite naviku stvoriti ujutro, svakodnevni zadatak može biti praćenje 15-minutne rutine vježbanja ili odlazak u jednosatnu šetnju.

Vaši zadaci su svakodnevni zadaci koje u jednom trenutku morate obaviti. Možda trebate pripremiti izvještaj na poslu ili napraviti prezentaciju. To možete staviti u stupac obveza.

Ovo je učinkovita strategija jer štedi svu nered kojoj većina ljudi gravitira. Kao što je već spomenuto, ljudi trpaju svoje popise, a većina je to obično zadataka koje biste i inače radili, poput odlaska u kupovinu namirnica ili odvoženja djece kod prijatelja.

2. Stavite ograničenje na stavke

Ako smatrate da je razbijanje vašeg popisa na dva dijela previše, predložit ću vam sažetost kao vrlinu prilikom izrade ovih popisa. Možete postaviti bilo koji broj stavki, ali ključno je da imate na umu postavljeno ograničenje. Neki ljudi nemaju više od sedam, dok drugi idu čak tri. Radite ono zbog čega se osjećate ugodno.

Ideja koja stoji iza toga je suziti najvažnije zadatke koje trebate obaviti tog dana. Naravno, postoje i druge stvari koje ćete raditi tijekom dana, i to je u redu, ali stavke koje su na vašem popisu obveza želite dati prioritet prije nego što je dan završen.

3. Koristite popise za složene zadatke

Ako već radite uske popise, ali postavljate teže zadatke, moj je prijedlog razbiti taj zadatak. Hoćete li biti cjeloviti koraci ili zapisivanje važnih detalja koji moraju biti prisutni, ovisi o vama.

U svakom slučaju, ovo vam omogućuje da osigurate da sve obavljate na pravi način i da ne propuštate nikakve ključne detalje ili korake.

4. Prvo se pozabavite MIT-ovima

MIT je najvažniji zadatak. Još jedan način da se ovo sagleda je prvo riješiti najveći i najzastrašujući zadatak[1]. Zašto to želite učiniti, vraća se na to kako funkcionira naš mozak.

Možda ćete se osjećati prisiljenima prvo obaviti lakše zadatke prije nego što prijeđete na veći zadatak, ali problem je što ti zadaci - čak i oni lakši - troše vašu energiju. Nadalje, ako imate doista velik zadatak koji morate obaviti, velika je vjerojatnost da će vam to biti na umu tijekom dana. To znači da trošite više energije samo razmišljajući o tome.

Sve to ne bi bio problem kad bi se taj veliki zastrašujući zadatak riješio ujutro.

5. Stvorite popis gotovih

Još jedan zanimljiv pristup koji treba razmotriti jest imati gotov popis. Ovo je popis zadataka koje ste dovršili sa popisa obveza. Mnogi ljudi smatraju zadovoljavajućim samo prekrižiti stavku s popisa i završiti s njom, ali ovisno o tome što stavljate na te popise, gotovi popis može biti inspirativan.

Zamislite ako ste netko tko na vaše popise stavlja natprosječno teške zadatke, aktivnosti kojima treba sat ili dva da biste ih pravilno izveli. To vas može potaknuti na više ako nakon jednog dana rada putem ovog popisa primijetite koliko ste postigli tijekom dana.Oglašavanje

6. Neka vaš popis bude lako uočiti

Od šarenog papira do objavljivanja na očitom mjestu, želite da vaš popis bude na mjestu na kojem ga možete lako uočiti. Pazite, ovaj popis ne trebate imati cijelo vrijeme ispred sebe jer bi mogao stvoriti nepotreban stres. Ali postavljanje na jednu stranu je lijepa ideja - pogled u stranu i znate točno što treba učiniti.

7. Dodajte mu igračke elemente

Ako vam olovka i papir nisu stvar prilikom izrade popisa zadataka, postoji nekoliko aplikacija koje vas također mogu voditi. Ljepota za popis aplikacija jest da ima više prostora za kreativnost, a neki programeri u njih ugrađuju igre.

Na primjer, Todoist ima sustav postignuća u kojem pojedinci zarađuju značke dok izvršavaju više zadataka. Tu je i Bounty Tasker, zbog čega se osjećate kao da su vaši zadaci sporedni zadaci u videoigri.

8. Dajte si rokove

Posao se širi kako bi se popunilo predviđeno vrijeme.

To je stara filozofija koja i dalje zvuči istinito s time kako smo produktivni. Na primjer, recimo da ste dobili zadatak da napišete izvještaj i da imate tjedan dana da to napravite. Vjerojatno ćete na tome raditi kontinuirano tijekom cijelog tjedna. Ili ako ste odgađač, odložit ćete to do prethodne noći i završiti.

Ali što ako dobijete taj isti zadatak i dodijelite mu samo sat vremena da ga izvršite? Izvješće ćete vjerojatno obaviti, ali glavnim ćete važnim točkama odrediti prioritete i istaknuti ih, umjesto da ih napunite nepotrebnim dlakama.

Cijela poanta ovoga je da sa svojim ciljevima i stavkama na popisu obveza to želite imaju rokove . Što se tiče popisa zadataka, moj prijedlog je da si date jedan dan za izvršavanje tamošnjih zadataka. Ovo je dovoljan pritisak i poticaj za vaš naporan rad na njima.

9. Dodajte zadatke kad su svježi

Druga strategija je dodjeljivanje zadataka čak i kad radite na nečem drugom. Imajte na umu da to trenutno nije nešto što morate učiniti, ali ovo može pomoći ljudima koji se trude razmišljati na što se dalje usredotočiti.

To je po istoj liniji kao kad čujete nešto zanimljivo i zapišete. Pametno je to učiniti jer vam štedi muku da se morate zadržati na toj ideji, a ne usredotočiti se na zadaću koja je u tijeku. Također vas štedi od potrebe da se prisjećate što je zadatak ako ste tip koji će na kraju dana napisati popis obveza sljedećeg dana.

10. Budite ugodni s revizijom popisa obveza

Ovisno o vašem ukupnom načinu razmišljanja, još jedna dobra strategija je pregledavanje popisa obaveza i unošenje promjena u njega. Ako vježbate prethodnu strategiju, možda postoji mogućnost da se popis vaših obveza produži i postavljate nerealna očekivanja da sve to možete završiti.

Dajući si priliku da revidirate svoj popis obveza, dopuštajući si da širite svoje zadatke, a ne da ih skupite. To pomaže vašem načinu razmišljanja jer vas popis ne zasipa.

11. Napišite zadatke, a ne ciljeve

Trebali biste imati zasebne popise za svoje zadatke i svoje ciljeve. Ideja je uopće ne stavljati ciljeve na popis zadataka.

Iako vam zadaci mogu pomoći da dovedete do svojih ciljeva, ciljevi su veće želje, a ne nešto što možete postići tijekom dana. Primjerice, cilj je naučiti govoriti francuski; međutim, to možete razbiti na zadatak rekavši da čitate francuski sadržaj 15 minuta ili gledate film na francuskom.Oglašavanje

To se također proteže na ciljevi , isto. To možete vidjeti kao prekretnice. Vraćajući se na primjer govorenja francuskog, cilj može biti, razgovarati o mojoj omiljenoj hrani s nekim na francuskom. To je željeni ishod koji tražite iz svoje prakse.

12. Kratak popis popisa obveza

Ovdje kratko znači da ga je moguće pregledati jer možete brzo pregledati popis i znati što treba učiniti. To možete učiniti tako da se usredotočite na ključne riječi određenih zadataka i ne povlačite ih. Na primjer, recite da je u vašoj garaži nered i želite je očistiti. Umjesto da napišete podužu rečenicu, neka bude kratka i napišite nešto poput čiste garaže 30 minuta. ili jednostavno čistu garažu.

Ovom strategijom trošite manje vremena na pisanje zadatka prilikom izrade popisa obveza. Nadalje, oslanjate se na riječi okidača kako bi se vaš um prisjetio određenih detalja za taj zadatak.

13. Imajte više popisa

Kao što je gore spomenuto, dobra je ideja imati zasebne popise za razne stvari, kao što je zaseban popis ciljeva, dnevnih zadataka i zadataka. Drugi način na koji možete to pogledati je da imate sustav u kojem savjetujete s tri popisa.

Ti su popisi:

Glavni popis

Ovdje su svi vaši dugoročni ciljevi, poput preseljenja u novu kuću, izvlačenja iz dugova ili izgradnje tvrtke. To su stvari kojima će trebati godina ili više.

Tjedni popis projekata

To su stvari koje želite postići do kraja tjedna. To su stvari koje će iglu polako pomicati prema nekim stavkama na vašem glavnom popisu. Iz prethodnog primjera, ovo bi moglo biti istraživanje o dobivanju poslovnog zajma, lovu na kuću ili otvaranju računa za štednju.

Popis velikog utjecaja

Napokon, to su zadaci koje danas treba izvršiti. Jesu li povezani s prethodna dva popisa ili ne, nije važno. Tu se postavljaju zadaci visokog prioriteta. Primjeri mogu biti pozivanje određenih ljudi ili rad na projektu ili izvještaju koji bi uskoro trebao doći.

Ako postavite ove popise, često ćete se pozivati ​​na tjedni popis projekata i popis snažnih utjecaja i utvrđivati ​​treba li tjedni zadatak premjestiti na taj popis.

Dok to budete činili, primijetit ćete koliko vaš svakodnevni život utječe na one ciljeve koji su zapisani na tom glavnom popisu. To može biti nadahnjujuće jer vas ono što radite aktivno približava vašim ciljevima.Oglašavanje

14. Ne pojačavajte poteškoće dok ne budete spremni

Neke od spomenutih strategija naizgled mogu izgledati lako, ali zahtijevaju mnogo mentalne snage. Motivacija je neobična stvar, a naš mozak je ožičen za obradu na određeni način. Ako tražite istinsku promjenu i nešto što se drži, najbolje je načelo da stvari u početku budu jednostavne i lagane.

Možda je zavlačenje, ali često ne shvaćate kako ti dječji koraci mogu igrati presudnu ulogu u tome što možete početi trčati i loviti svoje snove. Nemojte se sramiti ako morate započeti s jednostavnim zadacima za sebe. Čak i povratak dnevnim zadacima koje ionako radite poput tuširanja, pranja rublja ili kupovine hrane dobar je način za početak.

Stavljanjem tih predmeta na popis isprva se osjećate kao da ste imali produktivan dan. Od tamo se možete izazivati ​​težim zadacima. Uključite rutinu vježbanja ili provedite pola sata na zadatku koji vam nešto znači.

Ideja je olakšati sebi rutinu kako se ne biste osjećali premoreno.

15. Izmjerite svoje vrijeme

Posljednja strategija koja vam može pomoći je mjerenje vremena. Koliko vam treba da završite određeni zadatak? Ne trebate ići na detalje, već se točno odredite kroz tjedan dana i odredite prosječno vrijeme provedeno na tom zadatku.

Zašto je ovo važno? Te se informacije mogu raščlaniti na dva načina.

Prvi način je da se koristi kao marker za povećanje učinkovitosti. Ovisno o zadatku, možete pronaći nove načine za postizanje istih rezultata u kraćem vremenu.

Također vam omogućuje da znate što možete učiniti u danu. Ako znate da vam treba cca sat vremena da prođete cijelu jutarnju rutinu, bit ćete svjesniji kako se krećete kroz tu rutinu.

Nadalje, ako znate koje ćete zadatke obavljati sljedeći dan, možete bolje upravljati svojim vremenom jer otprilike znate koliko će vam vremena trebati da sve obavite.

Završne misli

Sastaviti učinkovit popis obveza nije tako lako kao što se čini. Postoje sve vrste jedinstvenih strategija za isprobavanje, neke izazovnije od drugih. Međutim, ako ste motivirani za korištenje ovog alata za produktivnost kako biste si olakšali život, tada će biti lakše. Sve što trebate je uložiti napor i eksperimentirati te po potrebi ponovno procijeniti. Dakle, započnite s popisima obveza već danas.

Više savjeta o korištenju djelotvornog popisa obveza

Istaknuta fotografija: Emma Matthews Proizvodnja digitalnog sadržaja putem unsplash.com

Referenca

[1] ^ Business Insider: Istraživanje potvrđuje da biste se prvo trebali baviti težim zadacima ako zapravo želite biti produktivni

Kalkulator Kalorija