6. kolovoza 1991. svijet se zauvijek promijenio kada je Internet postao javno dostupan. Nepunih 30 godina kasnije, naši su se životi nepovratno promijenili. Sada možemo učiti, istraživati ​​i komunicirati 24/7, što je i nevjerojatno i, kao što svi znamo, opasno za našu produktivnost^[1]. Zbog toga se postavlja pitanje: Što je raspoređivanje blokova? je postalo važno.

Da budemo jasni, Internet nije jedina životna distrakcija i premda je produktivnost posljednjih godina postala velika modna riječ, to je jednostavno mjera napretka: radite li ono što je najvažnije? Aktivno se krećete prema svojim ciljevima?

Autor Neil Pasricha piše u Harvard Business Review^[2]:

Kako naš svijet postaje sve zauzetiji, a telefoni sve pčelinji, najslabiji resurs za sve nas postaje pažnja i kreativni učinak. A ako ne trebate vremena da iznesete nešto novo i lijepo u svijet, tada se vaša vrijednost brzo smanjuje.

Većina poduzetnika duboko se odnosi na ovaj osjećaj. Pasricha je riješio vlastite izazove produktivnosti uvođenjem nedodirljivih dana koji ga štite od tekstova, telefonskih poziva, sastanaka, upozorenja ili bilo kakvih sastanaka. Kaže da su mu te fokusirane seanse omogućile da izvede svoj najkreativniji i najisplativiji rad.

Volim Pasrichin pristup, ali nije mi uvijek realan. Kao osnivač i izvršni direktor JotForma, moram razmotriti razne dnevne odluke, od zapošljavanja do putokaza proizvoda do financijskog planiranja. Pretpostavljam da se i drugi osnivači osjećaju isto. Ipak, vjerujem u snagu usmjerenog rada, što je i razlog zašto preporučujem raspoređivanje blokova.

Sadržaj

1. Što je blok planiranje?
2. Kako koristiti blokiranje vremena za povećanje produktivnosti
3. Prednosti raspoređivanja blokova
4. Završne misli
5. Više savjeta o upravljanju vremenom

Što je blok planiranje?

Poduzetnici se često bave svojim multitaskingom kao počasnom značkom. Nakon svega, pokretanje posla je natezanje između konkurentskih prioriteta.

Međutim, iako se multitasking može osjećati učinkovito, istraživanje pokazuje da prebacivanje između zadataka može smanjiti produktivnost i do 40%. Prebacivanje zadataka ostavlja ono što dr. Sophie Leroy naziva ostatkom pažnje,^[3]što znači da još uvijek razmišljamo o prethodnoj aktivnosti dok započinjemo sljedeću^[4].Oglašavanje

Evo gdje zakazivanje blokova može zasjati. Što je točno planiranje blokova?

Koncept zakazivanja blokova obično se upoznamo u srednjoj školi. Vjerojatno ste dobili raspored s određenim brojem predavanja dnevno, sve blokirane prema vremenu nastave, svake školske godine. Ovo je osnovno raspoređivanje blokova.

Također se naziva blokiranje vremena, raspored blokova je praksa dodjeljivanja velikih dijelova vremena povezanim zadacima. Na primjer, ponedjeljkom biste mogli odrediti sastanke, a utorkom strategiju.Učitelji često koriste raspored blokova prilikom izrade planova predavanja.Postoji mnogo različitih pristupa, do kojih ćemo uskoro doći.

Prvo, evo zašto je to važno. Posao je u biti rješavanje problema . Stvaranje strategija, pisanje koda, razvoj proizvoda i sve brojne aktivnosti kojima se poduzetnici nose s fokusom na potražnju i minimalnim distrakcijama. Oni su u svojoj prirodi i ljudski zadaci koje AI neće lako zamijeniti, što znači da vaše poslovanje ovisi o vašoj sposobnosti za duboko umotavanje.

Cal Newport, autor knjige Duboki rad: pravila za uspjeh u rastresenom svijetu , rekao je u intervjuu 2017. godine:

Fokus je sada žila kucavica ove ekonomije.

Poduzetnici koriste svoj um za pokretanje ideja i stvaranje vrijednosti, pa je sposobnost koncentracije gotovo poput velesile^[5].

Zakazivanje blokova također vam može pomoći da proizvedete kvalitetniji rad za manje vremena. Parkinsonov zakon drži da se rad širi tako da se popuni vrijeme dostupno za njegovo dovršenje,^[6], zbog čega postavljanje vremenskih ograničenja može ispuhati balonerski zadatak.Oglašavanje

Kako koristiti blokiranje vremena za povećanje produktivnosti

Svi imamo različite ritmove i odgovornosti. Personalizacija je ključ uspješnog blokiranja vremena i trebat će malo pokušaja i pogrešaka. Evo kako započeti.

1. Procijenite svoj kalendar

Procjena vašeg trenutnog rasporeda može biti iznenađujuće teška jer malo nas može točno procijeniti koliko vremena zadatak zahtijeva. Ako vam je lakše, pratite kako zapravo provodite vrijeme punih tjedan dana. Zabilježite svaku aktivnost - čak 10 minuta e-pošte i 15 minuta pomicanja društvenih mreža između sastanaka.

Kad saznate kako ste provodili vrijeme, bit će lakše znati što zadržati i što izbaciti kad započnete sastavljati novi raspored.

2. Potražite obrasce

Nakon što ste dokumentirali cijeli tjedan, grupirajte zadatke u kategorije. Na primjer, možete uključiti sljedeće kategorije:

• Upravni
• Sastanci
• Kreativni rad
• E-mail
• Osobno vrijeme.

Zadaće također možete označiti na temelju toga kako se osjećate dok ih obavljate ili kako utječu na vašu razinu energije na skali od 1-10. Učinite sve što za vas ima smisla.

3. Rasporedite vremenske blokove

Eksperimentirajte s različitim uzorcima raspoređivanja blokova. Na primjer, jedno jutro može izgledati ovako:

• 8-9:00: Odgovorite na e-poštu
• 9-10 sati: Napišite marketinški prijedlog
• 10-11 sati: Mozgalica i plan za projekt klijenta A
• 11:00 - 12:00: Sastanite se s klijentom A kako biste razgovarali o idejama

No možda ćete odmah nakon buđenja otkriti da ste kreativniji. U tom slučaju, možda biste želju za mozgovima i planiranjem premjestili na raniji termin. Ako je odgovaranje na e-poštu najbolje kada se nakon ručka osjećate malo letargično, stavite ga tamo.Oglašavanje

Čitajte svoje osjećaje i sposobnosti tijekom dana kako biste iskoristili ono što će vam najbolje uspjeti.

U konačnici, cilj je izbjeći prebacivanje mentalne brzine tijekom dana, tjedna, a možda čak i mjeseca. Shvaćam da ovo nije lako, posebno za poduzetnike, ali može biti nevjerojatno vrijedno.

Trošenje cjelodnevnog na projekte koji vam se ne sviđaju, poput administrativnog posla ili sastanaka, moglo bi se činiti zastrašujućim, ali njihovo blokiranje u jedan dan može ostatak vašeg tjedna učiniti beskrajno produktivnijim i ugodnijim. Slobodni ste uhvatiti se u koštac sa svim poduzetničkim izazovima zbog kojih vam krv teče.

4. Stvorite dnevne teme

Ako ste netko tko se mora usredotočiti na mnoge stvari tijekom jednog dana ili tjedna, možda će vam biti korisnije stvarati teme za svaki dan, umjesto da svoj dan blokirate u pojedinačne zadatke. Na primjer, ponedjeljkom možete postaviti dane mozga / planiranja, utorkom administrativne dane itd.

Ako krenete ovom rutom, predlažem da uvijek zakažete barem jedan obiteljski dan. Osigurati ćete da odvojite vrijeme za važne ljude u vašem životu i dati vašem mozgu vremena za odmor.

Prednosti raspoređivanja blokova

Nakon što odgovorite Što je planiranje blokova? i znate kako se pravilno koristiti, vidjet ćete da primate brojne pogodnosti. Evo samo nekoliko.

Bojno odugovlačenje

Ako ste postavili raspored i znate da imate samo sat vremena da obavite određeni zadatak, bit će znatno lakše izbjeći odugovlačenje.

Da biste saznali više o tome kako prestati odgađati, pogledajte ovaj članak .Oglašavanje

Stvorite realne procjene vremena

Nakon što neko vrijeme radite s blokiranjem vremena, naučit ćete koje aktivnosti oduzimaju najviše / najmanje vremena. Možda ćete morati prilagoditi svoj raspored tijekom prvog mjeseca ili tako nešto da biste ga ispravno odredili, ali budite strpljivi. I dalje ćete naučiti realno procjenjivati ​​koliko će vam vremena trebati određeni zadatak.

Razvijte više fokusa i pažnje

Kada vaš raspored ne ostavlja puno mjesta za pomicanje po društvenim mrežama ili razgovor s kolegama, otkrit ćete da je vaš mozak posvećeniji obratiti pozornost zadanom zadatku. Odgovorit ćete na ograničenja koja ste sebi postavili i usredotočit ćete se kako biste obavili stvari.

Završne misli

Većina utemeljitelja žudi za slobodom. Ipak, školski rasporedi, poslovi i socijalne norme uvjetuju nas da radimo s tradicionalnim rasporedom i reaktivnim načinom razmišljanja. Prije nego što to shvatimo, ponovno smo stvorili raspored rada koji seže do 19. stoljeća, čak i u našim vlastitim tvrtkama. Raspored blokova nije samo alat za maksimiziranje produktivnosti; to je način da povratite svoje vrijeme^[7].

U svojih 14 godina u JotFormu shvatio sam da poslovni rast znači raditi više od onoga što ima najveći utjecaj. Ne uspijevam uvijek, ali pokušavam usmjeriti vrijeme i energiju tamo gdje je to važno i znam da zauzetost nije sinonim za produktivnost.

Ako se i vi osjećate isto, pokušajte blokirati. Podijelite svoje eksperimente u zakazivanju s kolegama i članovima obitelji kako bi razumjeli promjene i mogli vas podržati.

Napokon, ne brinite se hoćete li to odmah ispraviti. Možda ćete trebati ući ispod haube svog kalendara i malo se poigrati. Pronađite ono što vam odgovara, a zatim zaštitite svoj novi raspored pod svaku cijenu.

Više savjeta o upravljanju vremenom

• Što je upravljanje vremenom i kako mudro upravljati svojim vremenom
• 7 učinkovitih savjeta za upravljanje vremenom kako biste povećali produktivnost
• Kako usmjeriti i povećati produktivnost (konačni vodič)

Istaknuta fotografija: William Iven putem unsplash.com

Referenca