Svi smo zauzeti, ali ponekad prolazimo kroz razdoblja u kojima se posao gomila i čini se da možda nikad neće završiti. Možda imate toliko veliko opterećenje da vam se čini previše zastrašujućim da biste uopće mogli započeti.

Možda ste rekli da nekim ili previše projekata, a sada se bojite da nećete moći realizirati. Tada trebate napraviti korak unatrag, duboko udahnuti i početi gledati što djeluje, a što ne.

Evo 13 strategija pomoću kojih možete izaći iz svog ogromnog radnog opterećenja.

1. Potvrdite da ne možete sve

Mnogi od nas imaju tendenciju misliti da možemo učiniti više nego što zapravo možemo. Preuzimamo sve više projekata i odgovornosti dok ne stvorimo previše stresa na poslu, što negativno utječe na naše sposobnosti.

Da biste postigli stvaran, učinkovit napredak, morate imati hrabrosti i snalažljivosti kako biste rekli: Ovo ne ide. Priznajte da ne možete sve to i potražite bolja rješenja.

U bilo kojem trenutku vašeg života vjerojatno postoje mnoge stvari koje ne idu prema planu. Morate biti spremni biti iskreni prema sebi i onima oko sebe oko onoga što vam ne ide, kako osobno, tako i profesionalno.

Što više budete iskoristili svoju sposobnost da govorite istinu o tome što radi, a što ne radi, to ćete brže napredovati.

2. Usredotočite se na svoje jedinstvene snage

Bez obzira jeste li poduzetnik, vođa ili radite kao dio tima, svaki pojedinac ima jedinstvene snage koje može unijeti na stol.

Izazov je u tome što mnogi ljudi na kraju rade stvari u kojima jednostavno nisu baš dobri.

U potrazi za postizanjem svojih ciljeva ili izvođenjem projekta, ljudi na kraju rade sve sami ili preuzimaju stvari koje se ne poklapaju s njihovim jedinstvenim snagama. To može rezultirati frustracijom, svladavanjem i velikim opterećenjem koje ne možete proći.

Često se ne radi o tome kako za učinkovitiji završetak ovog projekta, ali Who može pomoći u realizaciji ovog projekta. Razmislite o tome kako možete donijeti najveću vrijednost svom radu i projektima koje poduzimate.

3. Koristite prednosti svojih članova tima

Jedan od najjednostavnijih načina za učinkovito upravljanje opterećenjem je oslobađanje vremena kako biste u svaki projekt unijeli svoju najvišu razinu energije, fokusa i snage.Oglašavanje

Delegacija ili je bolji timski rad rješenje.

Svatko ima jedinstvene snage. Bitno je razmišljati o timskom radu, a ne raditi izolirano kako bi se osiguralo da projekti mogu biti učinkovito dovršeni. Svaki put kad date zadatak ili projekt koji ne igra vaše jedinstvene snage, otvorite priliku da napravite nešto za što ste nadareniji. Ovo će osnažiti i sebe i one oko vas.

Umjesto da sami preuzimate sve odgovornosti, pogledajte s kime možete surađivati ​​kako biste postigli najbolje moguće rezultate.

4. Odvojite vrijeme za planiranje

Dajte mi šest sati da posječem drvo, a prva četiri ću provesti oštreći sjekiru. -Abraham Lincoln

Jedan sat učinkovitog planiranja mogao bi uštedjeti sate vremena. Umjesto da samo požurite i započnete s projektima, odvojite vrijeme da sve mapirate.

Možete si uzeti vremena za razmišljanje o svrsi projekta, roku, željenim rezultatima, KPI-ima i mogućim izazovima.

Imajući apsolutnu jasnoću projekta, njegove rezultate i rezultat koji želite može uštedjeti puno vremena. Dobija i vas jasne prioritete i vremenske trake, tako da možete blokirati potrebnu količinu vremena usredotočiti se i koncentrirati na vašem velikom radnom opterećenju.

Nabavite si planera poput Planer cijelog života pomoći ćete si planirati unaprijed i bolje organizirati svoj svakodnevni život. Ovdje pogledajte planer i počnite učinkovito planirati svoje projekte i zadatke.

5. Usredotočite se na prioritete

Nije sve prioritet, iako se često može osjetiti da je to u trenutku kada sve toliko oduzima vrijeme.

Eisenhower Matrix je jedan od alata koji možete koristiti za maksimaliziranje produktivnosti i fokusiranje na svoje najveće prioritete. Ovaj strateški alat za poduzimanje radnji na stvarima koje su najvažnije jednostavan je. Svoje akcije razdvajate na temelju četiri mogućnosti:

1. Hitno i važno (zadaci koje ćete odmah obaviti).
2. Važno, ali ne i hitno (zadaci koje ćete zakazati za kasnije).
3. Hitno, ali nije važno (zadatke ćete prenijeti nekom drugom).
4. Ni hitno ni važno (zadaci koje ćete eliminirati).

James Clear^[1]ima sjajan opis upotrebe Eisenhowerove matrice: Kako biti produktivniji korištenjem Eisenhowerove kutije

Oglašavanje

Želite li saznati više o tome kako odrediti prioritete za svoje zadatke i primijeniti ih odmah? Ova besplatna radna knjiga Stvorite više vremena od zauzetog rasporeda mogu ti pomoći. Pomoću ove radne knjige moći ćete procijeniti važnost i hitnost svih svojih zadataka i sami shvatiti organizirani raspored.Ovdje uzmite svoju besplatnu radnu knjigu.

6. Take Time out

Da biste ostali na vrhu velikog opterećenja, važno je uzeti vrijeme za odmor i oporavak, jer veliko opterećenje može dovesti do osjećaja stresa i preplavljenosti.

Ako su vaše razine energije visoke, a um i tijelo osvježeni i budni, u većem ste vrhuncu da biste podnijeli veliko radno opterećenje. Iskoristite dan za šetnju ili vježbanje. Otiđite ranije kad je to moguće i provedite vrijeme s ljudima koji vam daju puno energije.

U pozadini je bitno da se dobro naspavate i hranite zdravo kako biste izoštrili um.

Pogledajte ovaj članak da biste saznali više o važnosti zakazivanja zastoja.

7. Održavajte zdravu ravnotežu između poslovnog i privatnog života

Održavanje zdrave ravnoteže između poslovnog i privatnog života može biti teško. Ravnoteža za kojom svi žudimo vrlo je različita jedna od druge, posebno kada se suočavamo s velikim opterećenjem.

Ravnoteža između poslovnog i privatnog života odnosi se na pronalaženje mira u sebi kako biste bili u potpunosti prisutni, ma gdje se nalazili, bilo da ste u uredu ili kod kuće. Riječ je o odabiru onoga što je najvažnije i stvaranju vlastitog uravnoteženog života.

Ako osjećate da nema dovoljno ravnoteže, možda je vrijeme da to učinite napravi promjenu .

8. Zaustavite multitasking

Multitasking je mit jer vaš mozak jednostavno ne može raditi učinkovito radeći više stvari odjednom - barem više stvari koje zahtijevaju usredotočenu pažnju.

Nabavite svoj popis prioriteta, prvo napravite najvažnije, a zatim prijeđite na sljedeću stavku i spustite se na popis.

Ako dodijelite blokirano vrijeme i stvorite čvrste granice za određene aktivnosti i obveze, nećete se osjećati toliko svladani ili premoreni sa svime što morate učiniti.

9. Rad u blokovima vremena

Da biste nastavili s energijom kako biste postigli najbolje rezultate, neophodno je redovito praviti pauze.Oglašavanje

I sam koristim metodu 60-60-30 i podučavam je svojim trenerskim klijentima. Radite na projektu dulje vrijeme od 50 minuta, a zatim napravite 10-minutnu pauzu. To može biti šetnja, zdrav međuobrok ili samo razgovor s nekim.

Zatim nastavljam raditi na projektu daljnjih 50 minuta, nakon čega slijedi još 10-minutna pauza.

Napokon, napravim kompletnu pauzu od 30 minuta da se isključim s posla. Ovo bi moglo biti vrijeme za pravilan ručak, kratko vježbanje, čitanje ili šetnju.

Jednostavnim odvojem vremena, razina vaše energije ostaje na razini, kvaliteta vašeg rada poboljšava se i smanjujete rizik od izgaranja.

10. Riješite se distrakcija

Napravite procjenu koliko ste puta rastreseni tijekom prosječnog radnog dana kada imate veliko opterećenje. Sada uzmite taj broj i pomnožite ga s 25. Prema Gloriji Mark u svojoj studiji o Trošku prekinutog rada, treba nam prosječno 23 minute i 15 sekundi da se vratimo izvornom zadatku nakon prekida.^[dva]

Naše istraživanje pokazalo je da odvlačenje pažnje može dovesti do većeg stresa, lošeg raspoloženja i niže produktivnosti.

Ometanje vam ne oduzima samo vrijeme tijekom ometanja; oni mogu iskočiti iz vašeg mentalnog napretka i usredotočiti se gotovo 25 minuta. Dakle, ako vam omesti 5 puta dnevno, mogli biste gubiti gotovo 2 sata svakog dana produktivnog rada i gotovo 10 sati svaki tjedan.

Pa kako ostati fokusiran kad ste okruženi distrakcijama? Saznajte u Lifehacku besplatno Brza klasa - Prevladavanje ometanja . To je fokusirana sesija koja će vas voditi da trenirate fokusni mišić i radite s distrakcijama. Pridružite se besplatnoj sesiji odmah!

11. Posvetite fokusirano vrijeme manjim zadacima

Ponekad se trebate jednostavno uhvatiti u koštac s tim zadacima i poduzeti neke radnje na njima, ali uvijek postoji nešto hitnije.

Mali zadaci često vam mogu ometati najvažnije projekte. Sjede tamo na vašem dnevnom popisu obveza, ali na njih se često zaboravi zbog važnijih prioriteta ili zato što vas ne zanimaju. Međutim, oni uzimaju mentalnu energiju i prepucavaju vam um.

Posvetite se trošenju određenog vremena na izvršavanje svih malih zadataka koje imate na popisu obveza. Omogućit će vam mir i prostor da se više usredotočite na svoje veće prioritete.

12. Napravite reviziju vremena

Znate li točno kamo vaše vrijeme ide svaki dan? Trošite li predugo na određene projekte i zadatke na štetu većih prilika kada imate veliko opterećenje?Oglašavanje

Provedite malo vremena analizirajući gdje provodite vrijeme radi boljeg upravljanja vremenom. Ovaj će vas uvid zapanjiti i pružiti vam jasnoću da se počnete prilagođavati tamo gdje usmjerite svoje vrijeme i na koje projekte.

Možete započeti tako što ćete uzeti papir i stvoriti tri stupca:

Stupac A je prioritetni rad; Stupac B je dobar posao; Stupac C je rad male vrijednosti.

Svaki dan zapišite projekt ili zadatak i vrijeme provedeno za svaki od njih. Dodijelite to vrijeme jednom od stupaca. Na kraju tjedna zabilježite ukupno vrijeme provedeno u svakoj koloni.

Ako trošite previše vremena na određene vrste poslova, nastojte promijeniti stvari tako da vam je usmjereno vrijeme u stupcima B i C.

13. Zaštitite svoje samopouzdanje

Nužno je zaštititi svoje samopouzdanje kako ne bismo bili preopterećeni, pod stresom i izgubili vjerovanje.

Kada imate povjerenje kao dnevni resurs, u boljoj ste situaciji rješavati probleme, brže učiti, reagirati na bilo što, prilagoditi se bilo čemu i ostvariti svoje najveće mogućnosti.

Samopouzdanje vam daje sposobnost transformacije straha u usmjereno i opušteno razmišljanje, komunikaciju i akciju. To je ključno za postavljanje vašeg uma u produktivno stanje za rješavanje velikog radnog opterećenja.

Završne riječi

Teško radno opterećenje može biti teško riješiti i može izazvati stres, izgaranje i stalnu frustraciju.

Ključ je u tome da se s tim hvatate u koštac, umjesto da pustite da se složi u dugoročne učinke. Nadamo se da možete poduzeti barem jedan od ovih savjeta.

Ako to postane previše i negativno utječe na vaše fizičko i mentalno zdravlje, možda je vrijeme da razgovarate s nekim. Umjesto da se nosite sami i ostanete nesretni, ogorčeni i dođete do točke u kojoj se jednostavno ne možete nositi, morate napraviti promjenu u vlastitom zdravlju.

Više o suočavanju s velikim opterećenjem

• 10 znakova da ste pod prevelikim pritiskom na poslu
• 5 razloga za život u trenutku i prestanak previše planiranja
• Kako se nositi sa stresom kad vas preplave odgovornosti

Istaknuta fotografija: Hannah Wei putem unsplash.com Oglašavanje

Referenca