( Napomena urednika: Ovo je istaknuti post u našoj tekućoj seriji 30 dana sa ... , koji opisuje upotrebu alata, usluge ili proizvoda za produktivnost koji smo koristili zadnjih 30 dana. Našim čitateljima želimo pružiti detaljni uvid u alate i proizvode koji ih zanimaju, pružiti im naše misli i ponuditi načine za bržu i bolju upotrebu ovih proizvoda. Uživati.)

Kad sam radio samostalno, doista nisam imao previše potrebe za upraviteljem zadataka koji bi mogao voditi komunikaciju i suradnju na više kilometara. Međutim, otkako sam počeo biti uključen u mnogo više timskih aktivnosti - toliko da obično provodim više vremena u timskom okruženju - otkrio sam da moj upravitelj zadataka koji sam koristio (OmniFocus) napušta neke od mnogo potrebne zadatke na stolu. Uz to, mnogi ljudi s kojima radim nisu na Mac ili iOS uređajima, što je korištenje OmniFocusa postalo spornim pitanjem.

Isprobao sam druga rješenja za upravljanje zadacima, poput Flowa, pa sam čak i malo ušao u Wunderkit. Ali ništa nije bolje obuhvatilo sve što mi je trebalo u rješenju Asana , zamisao bivšeg suosnivača Facebooka Dustina Moskovitza i bivšeg zaposlenika Facebooka, Justina Rosensteina.

U mojih 30 dana s Asanom bilo je puno toga za istražiti. I dok sam zaronio prilično duboko, ne želim vas preplaviti svim finijim bodovima. Umjesto toga, dobit ćete mnoge najzanimljivije točke koje sam otkrio tijekom korištenja Asane tijekom posljednjih 30 dana, a ostavljam prostor za disanje radi dodatnih istraživanja kako se proizvod razvija.

Započnimo…

Radni prostori

Asana vam omogućuje stvaranje radnih prostora - koji su stvarno više od projekata. U stvari, možete staviti projekte unutar radnih prostora. Najbolji način na koji mogu opisati radne prostore je da su to stvarno područja fokusiranja na kojima trebate pratiti - i imaju nekoliko slojeva kako biste mogli upravljati zadacima i projektima u njima. Stvorio sam nekoliko radnih prostora:

• Osobno: Sadrži osobne projekte i zadatke
• Profesionalno: Sadrži pojedinačne projekte i zadatke koji su povezani s poslom
• Obitelj: Sadrži obiteljske projekte i zadatke
• Više radnih mjesta temeljenih na timu: od kojih svaki sadrži projekte i zadatke povezane s timom s kojim radim u tom radnom prostoru

Na toj posljednjoj točki, Lifehack ima svoj vlastiti Workspace, moji podcastovi s kojima imam suradnike imaju vlastite Workspaces, i tako dalje. U osnovi, svako profesionalno područje fokusa koje zahtijeva dijeljenje (u cjelini) dobiva svoj vlastiti radni prostor. Prvo sam pogriješio što sam ih stavio pod Professional, no kao rezultat toga morao sam sve svoje profesionalne projekte i zadatke učiniti privatnima. Dakle, ako ćete Asanu koristiti i kao rješenje za upravljanje timom i kao individualno, zadržite svoj Workspace solo i dodajte Workspace za različite klijente / partnerstva na kojima trebate surađivati ​​i dodajte one koji su uključeni u te Workspaces.Oglašavanje

Također imam obitelj odvojeno kako bih to mogao podijeliti sa suprugom i ona ne mora vidjeti sve moje ostale stvari koje na nju izravno ne utječu. Svakako, s njom mogu dijeliti pojedinačne zadatke i projekte u tom Radnom prostoru, ali obiteljski jedan u osnovi čini nju i moje suigrače u fokusu.

Tijekom prvih nekoliko tjedana s Asanom nisam se mogao kretati po radnim prostorima na bočnoj traci; ostali su onim redoslijedom kojim su stvoreni. Ipak, netom prije nego što sam završio početno vrijeme s Asana, oni su napravili preuređivanje WorkSpacea (između ostalog). Eto toliko je aktivno razvijena Asana.

Svaka osoba koju dodate u radni prostor primit će pozivnicu e-poštom i moći ćete provjeriti je li prihvatila provjerom kartice Članovi u postavkama vašeg radnog prostora. Iako netko može biti član više od jednog radnog prostora, zadaci a projekti su neovisni - tako da ih mogu vidjeti samo unutar tog radnog prostora, a ne i diljem Asane u cjelini. Smatram da - unatoč tome što nisam iskopao tonu e-pošte - redovno ažuriranje e-pošte tvrtke Asana na Workspacesu pomaže u tome ako niste navikli raditi na više područja fokusa. Obavijesti e-poštom možete uključiti ili isključiti u postavkama računa Asana na kartici Obavijesti e-poštom.

Savjet: Sjajna stvar u vezi s Obavijestima e-pošte tvrtke Asana je ta što ih možete poslati na bilo koju e-adresu koju želite za odabrane radne prostore. Sve moje obavijesti o Lifehacku dolaze i odlaze na moj račun e-pošte Lifehack, čineći upravljanje tim područjem fokusa daleko lakšim.

Projekti

Projekti su u osnovi okosnica Asane, za razliku od zadataka u drugim sustavima bilježaka. Predmete možete pregledavati na nekoliko različitih načina: po prioritetu, po dodijeljenom ili pridruženim oznakama. Filtriranje koje Asana ima ugrađeno omogućuje veliku prilagodbu tako da možete gledati što želite i kako želite.

Jednom kada shvatite kako radni prostori funkcioniraju, urezivanje projekata u njih lakše je shvatiti. Možete stvoriti i javne i privatne projekte unutar određenog radnog prostora, od kojih su prvi vidljivi svim članovima tog radnog prostora. Projekt možete stvoriti i kopiranjem postojećeg - što je izvrsno za ponavljanje projekata (na primjer, upravljanje podcastom ili tjednim rasporedom objavljivanja blogova). Samo kliknite padajući strelica na vrhu projekta koji želite kopirati i odaberite Dupliciraj projekt. Tada ćete dobiti popis stavki koje želite duplicirati, kao i priliku za promjenu naziva novostvorenog projekta.Oglašavanje

Savjet: Stvorite predloške projekata koristeći gornju metodu dupliciranja; izuzetno su korisni i možete održavati mnoge atribute izvornog projekta kako biste mogli učinkovitije raditi s onim projektima koji redovito cikliraju. Oh, i ne možete projektima dodavati rokove dospijeća, pa neka to rade zadaci unutar projekata. Samo arhivirajte projekt kad su svi zadaci gotovi.

Zadaci

Zadaci su gradivni element bilo kojeg sustava produktivnosti, a s Asanom se to ne razlikuje. Zadaci su u osnovi zadaci i možete im pridružiti najrazličitije stvari kako biste ih učinili informatički opterećenijima. Bilješke i komentari fantastični su aspekti Asane, jer komentari dopuštaju suigračima međusobnu komunikaciju na zadatku izvan e-pošte, a bilješke vam omogućavaju da stavite hiperveze i još mnogo toga na stranu zadatka tako da možete pružiti svima koji će ikada potreba za zadatkom unutar Asane.

Zadaće možete pregledavati prema projektu, oznaci ili osobi pomoću kartica u lijevom oknu. Možete osigurati da vidite samo zadatke koji su vam dodijeljeni tako što ćete otvoriti svoje zadatke koji će se također naći u lijevom oknu. Dok ste na vlastitom popisu zadataka, kliknite točku lijevo od naziva zadatka (ili upotrijebite ikone u pojedinostima zadatka - koje se nalaze u desnom oknu) kako biste svoje zadatke organizirali prema namjeri - kao u, kada ste ide raditi na njima. Kada završite zadatak, kliknite padajući meni Arhiva na vrhu projekta da biste ga sakrili od pogleda.

Nešto na što morate imati na umu prilikom stvaranja zadataka jest da su sve stavke koje dodate unutar Zadataka (ili unutar privatnog projekta) prema zadanim postavkama privatne. Ali čim dodate javne oznake ili dodate zadatak u javni projekt, zadatak ćete učiniti javnim - i vidljivim svim članovima radnog prostora. Oznakama dodam oznake koje su namijenjene privatnoj upotrebi (kao što je xwriting vs pisanje) kako slučajno ne bih podijelio nešto za što je predviđeno da ostane skriveno. Obavezno stavite x na prednju stranu oznake da ne biste pogreškom automatski dovršili javnu oznaku.

Da biste zadatku dodali datum dospijeća, jednostavno kliknite polje s detaljima zadatka (ili upotrijebite Tab + D na tipkovnici). Možete postaviti zadatak da se redovito ponavlja - ili ga postaviti na prilično cool interval poznat kao povremeno. To vam u osnovi omogućuje da dodijelite zadani broj dana nakon što je označen kao dovršen i ponovite još jednom. Ako trebate pratiti druge, samo provjerite status zadatka u tijeku posla primatelja tako što ćete pogledati ikonu s desne strane njihovog imena u pojedinostima zadatka.

Savjet: Kada napravite popis zadataka (za mene je to s Simplenoteom na mom iPhoneu - iako možete koristiti bilo koji uređivač teksta koji se sinkronizira natrag na vaše računalo) i povučete ga do Asane, on stvara zasebni zadatak za svaku stavku. A ako imate razmak između svakog popisa - koristeći nabrajanje točaka, na primjer s naslovom, točku koja nije nabrajana čini prioritetnim naslovom. Iako to ne funkcionira u aplikaciji iPhone, omogućuje vam izradu jednostavnih popisa pomoću uređivača teksta i njihovo donošenje u Asana na obradu kada budete spremni.

Oznake

Oznake gledam kao da su kontekst u GTD smislu. Evo što Asana kaže o oznakama:Oglašavanje

Oznake pružaju dodatnu razinu kategorizacije zadataka - identificiraju važne karakteristike zajedničke zadacima.

Kao oznake koristim lokacije (ili aktivnosti poput pisanja). No, za razliku od konteksta u GTD aplikacijama poput OmniFocusa, zadatku mogu dodijeliti više oznaka gledajući ih na ovaj način. Ovo je izvrsna značajka, posebno ako uzmete u obzir da oznaku možete promijeniti u projekt ako ikada osjetite potrebu za tim. Još nisam to učinio, ali ako na kraju koristim twitter kao oznaku za nekoliko zadataka do te mjere da je prešao svoju korisnost kao takvu, mogu ga promijeniti u projekt, a zatim napadnuti s te točke gledišta. To mi omogućuje da ga dupliciram uvijek iznova, ako trebam provesti puno vremena na Twitteru (ili to postane veći aspekt mog radnog prostora od onoga što bi oznaka označavala).

Savjet: Ovo dolazi izravno iz Asane: Za zadatke koji su potrebni za dovršetak više od jednog projekta, to možete naznačiti klikom na gumb plus desno od Projekti u pojedinostima zadatka ili tipkanjem Tab + P i upisivanjem imena relevantnog projekta.

Pristigla pošta

Evo kako Asana definira svoju pristiglu poštu, koja je nešto drugačija od onoga što bi većina ljudi tradicionalno mislila:

(Asana’s) Inbox prikazuje sve zadatke koje vam je dodijelio netko drugi ili iz drugog konteksta. Možete prihvatiti zadatke iz odjeljka Novi zadaci klikom na ikonu ulazne pošte i odabirom opcije.

Najbolje što možete učiniti s njima je slijediti jednostavne GTD prakse Do, Delegate, Defer ili Delete. Uglavnom svakog jutra prolazim kroz svaku ulaznu poštu radnog prostora i pričvršćujem zadatke na razne projekte (ako to već nije učinio primatelj). Tada im u skladu s tim dodam datume dospijeća, oznake itd. To me izbacuje iz mape Pristigla pošta i jedan korak dalje u moje radne prostore - što je upravo ono mjesto na kojem moram biti.

Sjajna stvar kod Asane je to što je Inbox tu samo da zadrži zadatke, nije održivo mjesto za njihovo zadržavanje. Ustvari, zadržavanje tamo u Asani daleko je prozirnije nego da to radite u uobičajenoj pristigloj pošti. Budući da članovi tima ažuriraju bilješke i komentare nakon što zadatak napusti mapu Pristigla pošta, izvrsno je za one koji jednostavno ne mogu zamatati glavu izvlačenjem stvari iz e-pošte u upravitelj zadataka. Asana uklanja loše sandučiće uvođenjem boljih. Zato to tako dobro funkcionira za one koji nisu GTD-ovi - i zašto je nekima kontra-intuitivno prijeći na njega nakon što su, primjerice, u nečemu poput OmniFocus-a, koji potpuno drugačije tretira ulazne sandučiće.

Naizgled bešavna veza

Sve dok ljudi kupuju u Asani, vaši će se postupci rada dramatično poboljšavati. Imao sam jednog suigrača koji je uskočio i igra zajedno sa mnom - i kao rezultat smo ispred utakmice. Imao sam i drugih koji jednostavno ne mogu ući u njega, zaborave slijediti zadatak ili mi se vratiti e-poštom, umjesto ažuriranja putem Asane, što stvara suvišak. Ali budući da ga koristim religiozno, u stanju sam se držati na tragu i polako pretvaram prethodno nekonvertibilno.Oglašavanje

Oni koji se ne mogu pretvoriti uključuju one koji koriste druga rješenja za upravljanje timskim zadacima, one koji koriste pojedinačne upravitelje zadataka ... i one koji uopće ne koriste nijedno. To je zato što će sve promjene koje napravim na karticama Projekti, Oznake i Osobe potisnuti sve ostale u Radnom prostoru. Teško je takvu vezu održavati dosljednom putem e-pošte.

To je samo jedna od stvari koja čini Асаininu prepreku za ulazak izuzetno niskom (barem prema standardima rješenja za produktivnost), a koja samo može nagovijestiti tvrtku.

Popis želja Asane

Ako već koristite Asana, znate da je aktivan (i postojano aktivan pri tome) razvoj. Ipak, postoje neke stvari koje su me zanimale kada su u pitanju značajke koje mogu ili ne moraju doći u Asana. Zato sam zamolio Kennyja Van Zanta iz Asane da im se obrati:

Ja: Možete li pretvoriti zadatke u projekte?
Kenny: Zapravo već dugo ponavljamo dizajn podzadataka / hijerarhije. Puno je zanimljivih nijansi i ne mislimo da je bilo koja od postojećih usluga u potpunosti shvatila. U ovom trenutku prošli smo niz dizajna i prototipova u potrazi za savršenom ravnotežom snage i lakoće upotrebe / poteškoće obješenja, i zaista smo uzbuđeni zbog rješenja za koje smo ' ponovno konvergirajući.

Ja: Izvoz podataka za izvanmrežni pristup - razmišljate o tome?
Kenny: Planiramo podržati takvu vrstu izvoza, izvan postojećih mogućnosti ispisa i višestrukog odabira i kopiranja. No što je još uzbudljivije, planiramo podržati izvanmrežni pristup, a u konačnici čak i uređivanje, izravno u pregledniku putem izvanmrežne podrške HTML5. Naš tehnološki skup čini nas zaista vrlo pogodnima da to pružimo, jer se gotovo sva funkcionalnost Asane pokreće unutar preglednika. (Čak i danas, ako se prekinete vezu s Internetom dok upotrebljavate Asana, možete nastaviti mijenjati, ostavljati komentare itd., A vaše će se promjene spremiti kad god se ponovno povežete.)

Ja: Uzimajući u obzir nedavne nagle objave o važnosti datuma početka i roka (uglavnom s OmniFocusom), ima li Asana planove za provedbu na tom planu?
Kenny: Naš plan oko kalendara / vremenskog slijeda jedan je od najuzbudljivijih dijelova naše vizije proizvoda. Još ne želim otkriti previše, ali dat ćemo pojedincima i timovima zajedničko razumijevanje vremena i povjerenje u njihovu sposobnost predviđanja budućnosti svojih projekata na razini koja je prije bila nemoguća bez teškog i detaljnog projekta proces upravljanja - znatno prije rokova dospijeća u odnosu na datume početka.

Ja: Doba dana ... zašto ga nema?
Kenny: Zapravo ne vidimo previše zahtjeva za dogovorena vremena, ali slažemo se da značajka koja nedostaje i na nju će se odgovoriti gore spomenutim kalendarskim radom / vremenskom trakom.

Ja: Što Asana čeka prema iPadu, iPhoneu, Androidu ...?
Kenny: Trenutna mobilna aplikacija prvenstveno je pratilac Asane na vašoj radnoj površini, tako da možete pristupiti svojim zadacima gdje god idete. Ali to je bila samo verzija 1: stvorit ćemo iskustvo na iOS-u i Androidu koje je jednako odzivno i karakteristično kao što je danas aplikacija za stolna računala. Posvećeni smo pružanju izvrsnog iskustva na mobilnim uređajima i tabletima.Oglašavanje

U zaključku

Stvarno kopam Asana. Ima sveprisutnost, povezanost i prilagodljivost koju sam tražio u rješenju za upravljanje zadacima. Mijenja se prema gore ili dolje, omogućujući timsko i pojedinačno upravljanje zadacima - a munjevit je i u sinkronizaciji i u povezivanju (uzima stranicu s Google Wavea i omogućuje vam da vidite kada netko drugi piše). A onima koji žele upravljati zadacima putem e-pošte omogućuje upravo to, bez ometanja napretka onima koji to ne čine zbog uspostavljene integracije.

Dok su moji 30 dana s Asanom gotovi, moji dani s Asanom tek počinju. Toplo preporučujem da date Asana pogled. To je prava promjena igre.