Pisanje poslovnih pisama nešto je što svi moramo raditi s vremena na vrijeme, ali u školi obično ne prođemo nikakvu obuku o tome kako to zapravo učiniti. Pogrešno pogrešno formatiranje pisma može izgledati neuredno i neprofesionalno, ali kad se spuste osnove i ako imate nekoliko primjera za rad, to vam puno olakšava pisanje poslovnih pisama.

Što je najveće ne-ne prilikom pisanja pisma?

Vjerojatno najčešći problem ljudi koji pišu poslovna pisma jest nepravilan format slova.^[1]Unutar ovog formata postoji nekoliko mogućnosti, ali većinom se to radi.

Na samom vrhu vašeg pisma trebaju biti vaši podaci za kontakt: ime, tvrtka (ako je primjenjivo), adresa i telefonski broj. Neki ljudi ovdje stavljaju i svoju adresu e-pošte.

Slijede datum i kontaktni podaci osobe koju pišete: ime, tvrtka i adresa.

Potom će uslijediti pozdrav - obično nešto poput drage gospodine / gospođo. Jones. Slijedi tijelo pisma, a zatim završno pismo (S poštovanjem, najbolje, što god želite) i nekoliko praznih redaka nakon kojih slijedi upisani potpis. Kad ispisujete pismo, možete ga potpisati tintom.

Nakon što smanjite format, sadržaj još uvijek može biti malo zeznut. Bez obzira pišete li ostavku ili preporuku, postoje neka osnovna pravila koja možete slijediti. Evo pogleda 10 različitih vrsta poslovnih pisama koja biste mogli napisati,^[dva]format slova za svaki i primjer koji možete koristiti kao predložak.

Pismo žalbe: Izrazite razočaranje

Način da službeno izrazite svoje razočaranje iskustvom, prijavite lošu korisničku službu ili obavijestite tvrtku da njihovi proizvodi ne ispunjavaju očekivanja.

Nekoliko savjeta: Oglašavanje

• Nemojte se osjećati emocionalno ili ljutito; samo iznesite činjenice.
• Budite srdačni, profesionalni i kratki. Obavijestite ih što se dogodilo i što biste željeli da učine kako bi to ispravili.
• Zatvorite tako što ćete im dati rok da odgovore prije nego što uključe posrednika ili odvjetnika treće strane.

Uzorak prigovora | Savezno trgovinsko povjerenstvo

Pismo o prilagodbi: Objasnite i ispričajte se

Ako se nađete na poslovnoj strani prigovora, morat ćete odgovoriti vlastitim pismom. Dobro pismo o prilagodbi može vam pomoći zadržati vjernog kupca; loš bi se poput požara mogao proširiti Internetom.

Nekoliko savjeta:

• U većini slučajeva želite se zapravo ispričati što vaša tvrtka nije ispunila očekivanja.
• Obavijestite ih što radite da biste to ispravili ili objasnite zašto ne radite ono što je kupac zatražio ako je potrebno.
• Budite profesionalni, jezgroviti, susretljivi i ispričajte se.

Uzorci slova za prilagodbu | OfficeWriting.com

Prodajna pisma: povećajte svijest i promovirajte proizvode

Pisma koja pozivaju na posao još su uvijek važna za podizanje svijesti vaše tvrtke ili proizvoda / usluga među potencijalnim klijentima.

Nekoliko savjeta:

• Neka bude kratko.
• Neka to bude o njima, ali ne o vama ili vašoj tvrtki.
• Poziv na akciju, recite im što i kako učiniti.
• Po želji možete uključiti i svoje sljedeće korake ili daljnje radnje.

Predlošci prodajnih pisama | Pisma.org

Oglašavanje

Upitno pismo: Potražite informacije

Napišite ovu vrstu pisma kada tražite informacije, poput zahtjeva za intervju, zahtjeva za katalog ili zahtjeva za javnom ispravom.

Nekoliko savjeta:

• Budite konkretni i kratki; olakšajte osobi koja može pronaći sve što vam treba.
• Davanje određenog konteksta i pozadine može biti korisno, ali ne i cijela priča o tome zašto vam je potreban dokument.
• Budite ljubazni i pokažite svoju zahvalnost.
• Ako pitate o mogućnosti rada, upotrijebite format naslovnog pisma .

Predlošci upitnih pisama | Uzorci predložaka

Pismo o potvrdi: Označite primljenu poruku

Pisma s potvrdom pokazuju da ste nešto primili (poput zahtjeva za posao, stipendiju ili prodajni materijal), ali još uvijek niste nužno poduzeli radnju.

Nekoliko savjeta:

• Budite kratki.
• Ako postoje podaci koje svaka osoba koja je poslala podatke mora znati, na primjer kada će se donijeti odluka o zapošljavanju na određeno radno mjesto, uključite i njih.
• Može se koristiti za zahvaljivanje nekome što je donirao, pa u pismo dodajte sve priloge.

Zahvalnice za svaku priliku | Predložak.net

Prateće pismo: Guranje i podsjećanje

Slijedeće pismo svojevrsni je poticaj ljudima da se uvjere da su dobili početno pismo i podsjete ih na to što želite. Često se šalju nakon prodajnog pisma, uvodnog pisma ili pisma u kojem se traže podaci.

Nekoliko savjeta: Oglašavanje

• Kratko podsjetite primatelja tko ste, što i kada ste zatražili.
• Uključite rok ako početna bilješka nije.
• Uključite poziv na akciju kao podsjetnik.

Predlošci za praćenje svih vrsta | Napišite Express

Pismo o narudžbi: Pošaljite narudžbu

Formalni način narudžbe.

Nekoliko savjeta:

• Budite koncizni i precizni.
• Obavezno uključite sve podatke potrebne za narudžbu.
• Uključite sve svoje podatke o otpremi i način plaćanja.
• Pokažite svoju zahvalnost.
• Navedite podatke za kontakt radi daljnjeg praćenja.

Naručite uzorke pisama | Kako napisati pismo

Motivaciono pismo: Predstavite se za posao

Motivaciono pismo je način da se predstavite, posebno kada se prijavljujete za posao.

Nekoliko savjeta:

• Napred odmah spomenite posao za koji se prijavljujete. Ne morate biti otmjeni.
• Obuhvatite samo nekoliko relevantnih točaka u svom životopisu, posebno sva povezana iskustva.
• Ne zaboravite spomenuti i svoje meke vještine (npr. Komunikacijske vještine, vještine vođenja).
• Uključite podatke za kontakt i budite dostupni za odgovaranje na sva pitanja koja može imati menadžer za zapošljavanje.

Format naslovnog pisma | Čudovište

Oglašavanje

Pismo preporuke: Pomozite ili uputite nekoga za njihove primjene

Ovu vrstu pisma učitelj često piše kako bi pomogao studentu koji se prijavljuje za stipendiju ili praksu ili za prijem u školu ili program. Možete ga napisati i da biste preporučili nekoga za posao, druženje ili drugu priliku.

Nekoliko savjeta:

• Budite iskreni prema osobi o kojoj pišete.
• Nemojte guštati ili pristati da napišete pismo za nekoga koga ne biste podržali ili ne poznajete dobro.
• Koristite konkretne primjere kako biste istakli vještine i sposobnosti osobe.
• Napišite nešto o tome zašto biste ovu priliku dali osobi o kojoj pišete.
• Zahvalite čitatelju na izdvojenom vremenu i navedite kontakt podatke ako imaju pitanja.

Uzorak preporuke | muza

Ostavničko pismo: Podnesite ostavku

Ne popuštajte pred nikakvim nagonima koji bi vam možda trebali poslati zapaljivu ostavku; nikad ne znate kada biste se mogli ponovno ukrstiti s tim ljudima.

• Neka bude kratko i precizno: Ovo pismo služi kao obavijest da podnosim ostavku na x efektivno x. Hvala na prilici govori dovoljno.
• Razmotrite svoje riječi vrlo pažljivo ako ste na visokoj poziciji i vaše će pismo vjerojatno biti javno objavljeno.
• Ako želite, možete navesti razlog, ali to nije potrebno.
• Zahvalite svom šefu i / ili tvrtki na mogućnostima koje ste tamo imali.

Otkazna pisma iz mnogih svrha / razloga | ravnoteža

Pogledajte mnoga druga moguća pisma koja bi vam trebala u vašoj poslovnoj karijeri ovaj iscrpni popis iz Bilance.

Istaknuta fotografija: Flaticon putem flaticon.com

Referenca