Svi koristimo e-poštu, ali, ponekad je koristimo previše ili je koristimo neprimjereno. Da bismo e-poštu izvukli na maksimalan način, moramo je koristiti pažljivo i razborito. Ovo je 10 savjeta za postizanje maksimuma od slanja e-pošte.

1. Koristite različite račune e-pošte u različite svrhe.

Dobro je imati zasebne račune e-pošte u zasebne svrhe. Na primjer, možda imate jedan za poslovne i jedan za društvene djelatnosti. To znači da osobnu e-poštu možete provjeriti navečer, a da ne morate razmišljati / brinuti o poslu. Ako vidite šefa važnu poruku, to bi vam moglo uništiti vikend ili večer. Na kraju dana želite pobjeći s posla. Ne dopustite da vas e-pošta učini robovima posla. Neki ljudi smatraju da je nezgodno provjeriti 2 različita računa e-pošte. No relativne neugodnosti lako nadmašuju prednosti.

2. E-pošta nije uvijek najbolji oblik kontakta.

Ako imate doista važan problem ili ste s nekim uznemireni, slanje e-pošte često nije najbolji odgovor. Ako je potrebno, razgovarajte s osobom izravno, a ne putem e-pošte.Oglašavanje

3. Ne govorite ništa što ne biste rekli osobno.

Ovaj su savjet sigurno već davali. Ali, uvijek se vrijedi podsjetiti na važnost pristojnosti i izbjegavanja nepotrebnog bezobrazluka. Požalit ćemo kasnije. E-pošta olakšava upotrebu grubih riječi jer je bezlična. Moramo biti vrlo oprezni.

4. Koristite dobar naslov

Mnogi ljudi ignoriraju naslov e-pošte. Ako se tema promijeni, ne nastavi upotrebljavati stari re: irelevantan naslov Dobar naslov povećava šansu da će ljudi zapravo pročitati vašu e-poštu, umjesto da je ostavi za kasnije. Loš naslov može se čak izbrisati i kao neželjenu poštu.Oglašavanje

5. Ne ignorirajte osnove engleskog.

Samo zato što je riječ o e-pošti, ne znači da moramo pisati kao 5-godišnjak ili koristiti jezik tekstualnih poruka. To ukazuje na lijenost i nedostatak njege. Ako nemate vremena da pravilno odgovorite, pričekajte dok to ne učinite. Neka e-poruke budu kratke, ali nemojte u potpunosti zanemariti osnovnu upotrebu gramatike i pravopisa.

6. Neka bude kratko

E-adrese mogu biti kratke i precizne. Ako poruka mora biti dugačka, pobrinite se da je rastavljena na različite odjeljke koji se lako čitaju. Ali, općenito biste trebali težiti tome da bude manje od 5 rečenica. Ovo je dobro i za pisca i za čitatelja.

7. Potvrdite važne e-adrese. Oglašavanje

Ako netko pošalje neke važne dokumente, datoteke ili poruke, svakako potvrdite da ste ih primili. Inače mogu biti nesigurni da su ih dobili. Ne mora biti dugo; može biti prilično kratko.

8. Stvorite standardni odgovor

Ako zateknete da slične odgovore šaljete mnogim ljudima, sastavite nacrt poruke i spremite je u mapu skica (ili napišite riječju). Ovaj standardni odgovor možete koristiti za slanje e-pošte mnogim ljudima. Ne zaboravite ga prilagoditi dodavanjem njihovog imena.

9. Budite oprezni pri odgovaranju svima.

Ako ste novi u e-pošti, provjerite znate li razliku između odgovaranja jednoj osobi i odgovaranja svima na početnu poruku. Dovoljno je reći da ćete poslati mnogo e-poruka koje ne biste željeli da ih svi vide. Može biti krajnje neugodno poslati osobnu poruku da je svi vide - to se događa. Ako imate nove radnike, pobrinite se da oni budu svjesni ove razlike. Uštedjet će puno potencijalnih problema.Oglašavanje

10. Sastavite svoj potpis.

Imati potpis izgleda profesionalno i štedi upisivanje istih podataka na svaku e-poštu. Imajte na umu da će vas ljudi možda htjeti kontaktirati putem više od e-pošte. Pazite da imate telefonski broj i adresu. Ako je relevantno, dodajte bilo kakve kvalifikacije i web stranice koje imate. To ljudima daje priliku da saznaju više o vama.

Tejvan ažurira razne blogove, uključujući Mrežno pisanje blog o blogovima i povećanju produktivnosti. To uključuje članke kao što su kako postići više radeći manje . Autor fotografije Tejvan .