Iako nas dobri asistenti mogu osloboditi rutinskih uredskih operacija i čuvati naše rasporede, izvrsni asistenti mogu obavljati rutinske nenadzorne poslove koje obično obavlja menadžer ili izvršni direktor, oslobađajući nas da se usredotočimo na zadatke više razine.Oglašavanje

VIDI TAKOĐER : Četiri učinkovita lijeka protiv prirodnog stresaOglašavanje

Za one koji imamo dovoljno sreće da imamo izvrsne pomoćnike, znamo koliko značajno mogu poboljšati našu učinkovitost. Blagoslovljen sam što imam dva nevjerojatno sjajna asistenta, i dok je svaki prešao na veće odgovornosti, njihov doprinos ostaje kod mene.Oglašavanje

Visoki doprinosi za isplatu

Sljedeće su četiri stavke zadaci (ili područja izvedbe) koje pouzdani asistent može spremno obaviti, oslobađajući vam vrijeme do nekoliko sati dnevno i dramatično poboljšavajući rad vašeg ureda - osim ako to već nije fino dotjeran stroj.Oglašavanje

1. Budite upravitelj svog rasporeda. Potaknite svog pomoćnika da preuzme odgovornost za učinkovitost vašeg rasporeda. Provjerite razumije li vaš radni prioritet i tko može - i treba - imati pravo nadjačati vaš planirani dan. Zatim, neka vaš pomoćnik počne upravljati vašim sastancima umjesto vas. Sastajte se s njim svako jutro i popodne kako biste ga pregledali nekoliko tjedana, a zatim smanjite sastanke na frekvenciju koja vas oboje služi.
2. Filtrirajte i naručite svoju e-poštu. Stvarno. Zašto vas trebate odlučiti koji ste e-mail pročitali - i zašto biste morali više puta donositi tu odluku na temelju kada je netko pošalje? Ljudi šalju previše e-pošte i gotovo ne razaznaju kako to učiniti učinkovitijim. Neka vaš pomoćnik odluči što trebate pročitati i kada. Na vama je kako ćete vas dvoje organizirati taj proces.
3. Na sastancima bilježite teme koje vas zanimaju. Ako učinkovito koristite asistenta, on ili ona već ima predodžbu o tome kakve su vam informacije potrebne za dobro obavljanje posla. Dopustite im da vam pomognu da je nabavite i potaknite ih da vas upoznaju sa stvarima o kojima niste pitali.
4. Utvrdite poboljšanja u uredskom poslovanju. Ovo je lako. Ili možete to otežati. Ako nemate drugu osobu koja je upravitelj ureda, vaš će pomoćnik biti u izvrsnoj poziciji da preporuči - ili jednostavno ostvari - poboljšanja u načinu na koji ljudi i informacije utječu u vašu organizaciju i iz nje. Dajte im odgovornost i ovlasti da to učine.

Potencijalni izmjenjivači igara

Preostale četiri stavke sadrže predmete s kojima su neki upravitelji ugodni, a neki su s mnogim vrlo neudobno sa. Nitko nije obećao da će upravljanje biti lako; ovi potencijalni mjenjači igara mogu vam pomoći da izvrstan asistent pomogne da budete znatno učinkovitiji.

1. Odgovorite na rutinsku e-poštu za vas. Mnoge od njih su prilično jednostavne. Tipični primjeri uključuju rutinske zahtjeve za informacijama, odgovore na e-adrese o zakazivanju i upite za koje nije potrebna stručnost ili određene odluke. U drugim slučajevima, dopuštanje vašem pomoćniku da razumije kako biste odgovorili na slične poruke omogućit će mu da sastavi odgovore za vaš pregled i prijenos.
2. Prisustvujte sastancima koji ne donose odluku umjesto vas. Ako je svrha sastanka distribucija informacija, a ne odlučivanje, vaš pomoćnik može vam osloboditi dio vremena za druge stvari tako što će prisustvovati tim sastancima i prikupiti informacije. Tada ga mogu sažeti na pregled.
3. Pokažite potencijal za napredovanje. Neki doista izvrsni asistenti vrlo su sretni u toj ulozi i nemaju želju premjestiti se na druge položaje ili steći dodatnu odgovornost, čak i kada pokazuju jasnu sposobnost za to. Drugi imaju sposobnost i želju za povećanom odgovornošću. Razmislite o tome da im ga date. Inače ćete izgubiti sjajnog asistenta, kao i potencijalno dobrog izvođača za drugi posao.
4. Prepoznajte potencijalni talent za vas. Što?! Neka vaš pomoćnik pronađe talent za vas ?! Zašto ne? Ako asistent ima mogućnost, zašto je trošiti? Malo će ljudi znati vaše organizacijske potrebe i agendu upravljanja kao i vaš pomoćnik, a malo je ljudi u dobroj poziciji da prodaju posao za vas. Znači li to da im dopuste da angažiraju talent? Ne. Ne predlažem delegiranje ovlasti za zapošljavanje. Predlažem da se iskoristi raspoloživa imovina kako bi se postigla veća učinkovitost s ograničenim vremenom i resursima.

(Foto kredit: Slušalice s mladom ženom putem Shutterstocka)