Sposobnost delegiranja jedno je od obilježja uspješnog vođe. Delegacija je jedna od najboljih alati za upravljanje za povećanje morala zaposlenika, zadovoljstva poslom, povjerenja između članova tima i menadžera i dna tvrtke. Također pomaže u upravljanju vremenom.

Iako se učinkovite tehnike delegiranja rijetko uče, dobra vijest je da je delegiranje vještina kao i svaka druga koja se može steći.

Sadržaj

1. Što je delegiranje?
2. Kako delegacija poboljšava upravljanje timom?
3. Kako pravilno delegirati
4. Znajući što treba, a što ne smije biti delegirano
   • Što treba delegirati
   • Što ne bi trebalo delegirati
5. Zaključak
6. Više savjeta o delegiranju zadataka

Što je delegiranje?

Delegiranje se može definirati kao čin osnaživanja da djeluje za drugoga.^[1]S ovom dodijeljenom moći, osoba, obično podređena, može obavljati određene aktivnosti (obično ih daje menadžer ili nadzornik). Delegiranje je alat za upravljanje osmišljen kako bi povećao učinkovitost organizacije.^[dva]Omogućuje raščlanjivanje ciljeva organizacije na zadatke i dodjeljivanje članu tima koji najbolje odgovara toj dužnosti. Uz to, većina poduzetnika i menadžera notorno je loša u delegiranju. Ali zašto?

Kao što je ranije rečeno, većina organizacija ne podučava svoje menadžere kako ih delegirati. Međutim, postoji niz drugih razloga zbog kojih se upravitelji ustručavaju delegirati, uključujući:

Vjeruju da nitko ne može posao obaviti toliko dobro koliko može

Menadžeri trebaju delegirati jer je njihova odgovornost nadzirati zaposlenike. Ne mogu i ne bi trebali sami obaviti sav posao. Posao vođe je voditi, motivirati i nadzirati članove svog tima kako bi postigli cilj.

Misle da im treba previše vremena da bi nekoga trenirali

Dio usmjeravanja i motiviranja članova tima uključuje i trening. Da, trebat će vam dodatno vrijeme za osposobljavanje zaposlenika za novi zadatak, ali o tome trebate razmišljati kao o ulaganju. Zamislite da je potreban dodatni sat dnevno da biste nekoga osposobili za neki zadatak, a taj trening traje tjedan dana. To je pet dodatnih sati utrošenih na izvršavanje zadatka. Međutim, nakon prvih pet dana kada zaposlenik izvrši zadatak, oslobodit ćete pet sati tjedno da biste se posvetili drugim pitanjima.

Nedostaje povjerenja u motivaciju zaposlenika

Drugi dio posla menadžera je razviti sposobnosti svojih zaposlenika kako bi identificirao buduće vođe, kao i otkriti njihove snage i slabosti. Bez delegiranja nikada nećete znati razinu motivacije koju imaju vaši zaposlenici.

Žele se učiniti neophodnima

Ako se brinete da li ćete postati neophodni, ne biste trebali biti. Vas jesu neophodan. Poznato je da je teško doći do dobrih menadžera i vođa, a oni su, naravno, prijeko potrebni organizacijama. Ako ste na vodećem položaju i zabrinuti ste za svoj posao, naučite kako biti bolji vođa.

Oni uživaju sami raditi svoj posao

Iako mnogi ljudi uživaju raditi sami posao, sviđa im se kreativni proces ili samo ideja da mogu kontrolirati ishod i za to si pripisati zasluge. To nije posao menadžera.

Morate biti spremni odreći se kontrole, prihvatiti da drugi ljudi imaju drugačije (a ponekad i bolje) načine postupanja i prihvatiti vašu ulogu voditelja ili nadglednika.Oglašavanje

Oni se osjećaju loše jer daju više posla preopterećenom osoblju

Osjećaj da je vaše osoblje preopterećeno ili prezaposleno prilično je uobičajeno za menadžera. Dakle, ako članovima tima treba više posla, može se činiti kao da na njih samo radite više. Međutim, kada se dobro završi (o tome više kasnije), delegiranje može povećati njihovu motivaciju i zadovoljstvo poslom.

Sad kad smo odgovorili na pitanje što je delegiranje, prijeđimo na drugi dio pitanja:

Kako delegacija poboljšava upravljanje timom?

Učinkovito delegiranje jedna je od najvažnijih menadžerskih vještina koje možete imati. Blagodati pravilnog delegiranja sežu dublje od povećane produktivnosti. Ovi se učinci mogu vidjeti u:

Veće povjerenje između menadžera i zaposlenika

Kad zaposleniku date ovlaštenje i autonomiju za obavljanje zadatka, podrazumijeva se da mu vjerujete da će ga obaviti. To također govori da mislite da su oni dovoljno kompetentni za rješavanje zadatka. Ovo pokazivanje povjerenja gradi vezu između nadređenog i podređenog.

Povećanje zadovoljstva poslom

Delegiranje zadataka ili zadataka članovima vašeg tima omogućava im da preuzmu vlasništvo i ponose se svojim radom. Nitko ne želi da o njemu misle kao o zupčaniku u stroju, koji radi posao koji bi itko mogao raditi. Davanje odgovornosti i ovlasti za obavljanje posla u velikoj će mjeri pomoći im da se ponose svojim radom.

Povećana motivacija

Prenošenjem zadataka odgovarajućim zaposlenicima oni preuzimaju vlasništvo nad rezultatom. Ovo je njihova prilika da zasjaju. Svatko želi pohvalu od šefa, a znajući da će rezultat koji dođu biti ocijenjen kao odraz njih samih velika je motivacija.

Više vremena za ostale važne aktivnosti

Baš poput kapetana broda, vođe procjenjuju uvjete, zacrtavaju kurs i upravljaju plovilom. Možda uskoče kad padne muškarac, ali glavni im je posao brinuti se o velikoj slici. Neka se vaša posada brine oko veslanja, a vi samo pazite da idu u dobrom smjeru.

Na taj način možete osloboditi vrijeme za sudjelovanje u važnijim aktivnostima.

Razvijanje novih vještina u članovima vašeg tima

Dio posla bilo kojeg menadžera je pomagati vašim zaposlenicima da uče i rastu. Kako se zaposlenici usavršavaju i dodaju svojim skupinama vještina, oni postaju vrijedniji za tvrtku i industriju u cjelini. Ovo je dio njihovog karijernog razvoja. To također čini vaš tim puno fleksibilnijim.

Izvrstan alat za procjenu

Kao menadžer, dio vašeg posla je prepoznati najbolje izvođače i one vrijedne promocije. Također biste trebali razmišljati o tome tko bi vas trebao zamijeniti kad vas unaprijede. Prenoseći odgovornosti svojim zaposlenicima, u sjajnoj ste poziciji vidjeti tko uzima bika za rogove, a tko daje samo minimum.Oglašavanje

Zajedno uzevši, pozitivni učinci delegiranja mogu imati sinergijski učinak na učinkovitost, produktivnost i profitabilnost organizacije.

Kako pravilno delegirati

Razgovarali smo o tome što je delegiranje i njegovim prednostima, ali kako možete biti učinkovit delegat i iskoristiti blagodati o kojima smo razgovarali? Evo nekoliko učinkovitih tehnika delegiranja koje će vam pomoći da započnete.

1. Počnite od rezultata i pomaknite se unatrag

Kad delegirate novu odgovornost zaposleniku, započnite objašnjavanjem kako bi trebao izgledati ishod. Na primjer: Postavit ću vas za odgovornog za X, a svrha X je ABC pretvoriti u DEF u roku od dva tjedna i za manje od 100 USD. Ovo je način da postavite cilj, a da im ne kažete kako ga moraju postići.

2. Dajte svojim zaposlenicima autonomiju

To menadžerima može biti teško, ali trebali biste pokušati odstupiti i prepoznati da postoji mnogo različitih načina za rješavanje problema. Dopuštajući im da sami shvate kako to čine, naučit će i često će biti bolji ishod.

3. Dajte im ovlast da rade što traže

Ovo je veoma važno! Delegiranje odgovornosti za zadatak bez davanja ovlasti potrebnih za njegovo izvršavanje zapravo je samo odbacivanje više posla na zaposlenika. Umjesto da povećate motivaciju i zadovoljstvo poslom, stvorit ćete ogorčenje i bijes.

4. Uskladite njihovu osobnost i skup vještina

Ne dajte introvertnom zadatku vođenja sastanka. Isto tako, nemojte postavljati ekstroverta za računovodstvo. Trebali biste imati dobru ideju o tome tko su vaši zaposlenici i koje vještine posjeduju. Delegirajte pravi zadatak pravoj osobi.

5. Osigurajte da imaju prave resurse

Osigurajte da ljudi koje delegirate imaju dovoljno vremena, novca, obuke, zaliha, radnog prostora i pomoći drugih da završe posao. Ako to ne učine, neuspjeh nije na njima, već na vama.

6. Nadgledajte, ne upravljajte mikro

Najbolji način za to je uspostaviti vremensku traku s redovitim prijavama. To omogućuje autonomiju zaposlenika, a da i dalje odgovara za projekt koji ide naprijed. Također omogućuje zaposleniku postavljanje pitanja i primanje informacija u redovito zakazanim intervalima.

7. Stvorite motivirajuće okruženje

Najuspješniji delegati su oni koji znaju kada treba biti navijačica ili trener, a kada treba uskočiti ili se vratiti. Oni su također tu da slaviti uspjehe .

8. Budite tolerantni prema greškama

Nikada nećete imati inovacija bez preuzimanja rizika, a preuzimanje rizika ne možete bez grešaka. Budite tolerantni i koristite pogreške kao alat za učenje, a ne kao nešto čega se trebate bojati.Oglašavanje

Do sada smo se bavili što, zašto i kako delegiranjem, ali kako odlučujemo koje zadatke treba delegirati?

Znajući što treba, a što ne smije biti delegirano

Postoji nekoliko različitih razmišljanja o ovoj temi, jedno je mišljenje da, at u određenoj bi točki trebalo biti sve što se može delegirati; uz rijetku iznimku.

Što treba delegirati

Provedite reviziju pomoću šest T-a kako biste utvrdili koje zadatke ima najviše smisla preopteretiti.^[3]

1. Sićušna

To su zadaci koji su toliko mali da se čine nevažnima za rješavanje, ali zbrajaju se. Nikad nisu važni ili hitni, pa čak i ako im treba samo nekoliko minuta, na kraju će vas izbaciti iz toka strateškijeg posla. Na primjer, registracija za konferenciju ili događaj, dodavanje u svoj kalendar i rezervacija hotela i leta - samostalno svaka od ovih stvari možda neće trebati puno vremena, ali sve zajedno zbroji se.

2. Zamorno

Zadaci koji su relativno jednostavni vjerojatno ne koriste najbolje vaše vrijeme. Vrlo jednostavne zadatke može (i trebao bi) rješavati bilo tko osim vas.

Na primjer, ručni unos popisa od 100 stavki u proračunsku tablicu i kodiranje u boji ili ažuriranje KPI-ja u vašem prezentacijskom dijelu sve su jednostavni zadaci koji se mogu predati.

3. Vrijeme koje oduzima vrijeme

To su zadaci koji, iako mogu biti važni, pa čak i donekle složeni, dugotrajni su i ne zahtijevaju od vas da napravite početnih 80% istraživanja. Možete jednostavno uskočiti kada je zadatak dovršen 80% i dati odobrenje, nadzor i / ili smjernice za sljedeće korake.

4. Učljiv

Ovi se zadaci, iako se u početku čine kompliciranima, mogu prevesti u sustav i proslijediti, a vi i dalje pružate provjere kvalitete i konačno odobrenje.

Na primjer, podučavanje jednog od vaših izravnih izvještaja kako izraditi prezentacijsku ploču za mjesečni sastanak u cjelini, pa čak i kako biti taj koji tim donosi, može biti dobar način da oslobodite vrijeme za sebe.

5. Užasno At

Zadaci koji spadaju u područje u kojem se osjećate neopremljeno obično bi se trebali prenijeti na nekoga tko ima snage u tom području. Na primjer, ako niste sigurni kako organizirati vizualni dizajn tih PowerPoint slajdova za sastanak tima, netko iz vašeg tima vjerojatno će moći uskočiti.Oglašavanje

6. Osjetljivo na vrijeme

To su zadaci koji su vremenski osjetljivi, ali se nadmeću s drugim prioritetima. Nema dovoljno vremena za obavljanje svih odjednom, tako da prenosite važan i vremenski osjetljiv zadatak koji se može obaviti paralelno s drugim rokovima temeljenim na projektu.

Na primjer, ostavljanje iPada u zrakoplovu nakon leta i rad na njegovom oporavku prije nego što potpuno nestane u zračnoj luci izgubljen i pronađen ponor svakodnevnim pozivanjem korisničke službe može potrajati puno vremena i može se dodijeliti podređenom.

Što ne bi trebalo delegirati

Suprotno gore navedenom, postoje neki zadaci koje nikada ne bi trebalo prenijeti i trebali bi uvijek ostati kao odgovornost menadžera. Neki od njih uključuju:

Vizija i misija tvrtke

Oni igraju važnu ulogu u ugledu tvrtke i treba ih shvatiti što je moguće ozbiljnije. Stoga je odgovornost za stvarajući ove treba uvijek ležati s menadžerom ili drugim vođom tvrtke.

Odluke o zapošljavanju

Previše menadžera se prilikom odlučivanja o zapošljavanju oslanja na vanjske agencije. Iako su skupovi vještina važni, jednako je važno procijeniti kako će se zaposlenik uklopiti u korporativnu kulturu, a to je najbolje učiniti licem u lice.

Ukrcaj zaposlenika

Važno je da menadžeri preuzmu aktivnu ulogu u tome da se novi zaposlenici osjećaju dobrodošlo. Uvijek bi trebali biti dostupni i dostupni novim zaposlenicima.

Disciplina

Prenošenje disciplinske dužnosti na administrativnog pomoćnika ili HR-a često je znak loših menadžerskih vještina. Menadžeri općenito mogu steći više poštovanja od zaposlenika ako to riješe sami.

Recenzije izvedbe

Ako zaposlenici rade vlastite preglede i samo se odjavljuju, to je loša usluga za sve uključene. Menadžeri bi trebali biti osobno uključeni u ovaj proces kako bi iz njega izvukli maksimum.

Zaključak

Na prvi pogled delegiranje se može činiti većim problemom nego što vrijedi. Međutim, kada se pravilno obavi, opseg, širina i kvaliteta posla stvorili su više nego što bi nadomjestili bilo kakve neugodnosti.

Zapanjit ćete se što se događa kada rasporedite radno opterećenje tako da se možete usredotočiti samo na zadatke s najvišim prioritetima, dok drugi rade na značajnim i izazovnim zadacima.Oglašavanje

Primjenjujući prakse o kojima smo ovdje govorili, moći ćete na pravi način delegirati prave projekte pravim ljudima, a to je recept za uspjeh.

Više savjeta o delegiranju zadataka

• Kako učinkovito delegirati zadatke (detaljni vodič)
• Delegiranje posla: što delegirati, a što ne?
• Važnost delegiranja vodstva (i kako pravilno delegirati)

Istaknuta fotografija: CoWomen putem unsplash.com

Referenca