Račune pronalazim na najluđim mjestima: ne samo da ih pronalazim u novčanicima i torbicama, nego ih nije rijetko izloviti iz ormarića ili iza kauča. Napokon, ti sitni papirići mogu skliznuti u trenutku kad vam okrenu leđa. Jedini način da ih se održi u redu jest jednostavan organizacijski sustav. Klasični pristup godinama je kutija za cipele puna računa. To je izvrstan način da osiguramo da su nam svi komadići papira na jednom mjestu, ali svejedno ostavlja nešto za poželjeti. Dođite u poreznu sezonu, imamo izbor između toga da li ćemo predati taj okvir knjigovođi ili ćemo ih sami sortirati. Oglašavanje

Postoje i drugi planovi koji mogu imati više smisla: s malo tehnologije možemo eliminirati velik dio posla koji prati praćenje troškova. Opcije u nastavku mogu pojednostaviti situaciju i omogućiti glatku poreznu sezonu.

1. Držite se plastike

Ako sve svoje kupnje možete izvršiti kreditnom ili debitnom karticom, možda ćete moći eliminirati naplatu računa. Većina knjigovodstvenih softverskih paketa može dohvatiti podatke o vašem računu za vaše račune - i protumačiti ih u određenoj mjeri. Ipak postoje određeni nedostaci oslanjanja u potpunosti na izvode s vaše kartice. Većina ne identificira samo ono što ste kupili i može biti teško sjetiti se je li određeno plaćanje knjižari prošle godine predstavljalo trošak za obrazovanje. Gotovinska plaćanja mogu se izvršiti i putem velikog ključa u sustavu - postoji puno mogućnosti za troškove koje trebate pratiti da bi bili samo u gotovini (razmislite o razdvajanju obroka s klijentom). Postoje i druga specifična pitanja koja idu uz to odlučite li koristiti debitnu ili kreditnu karticu.Oglašavanje

Možete bilježiti svoje troškove u većini knjigovodstvenih programa, ali tako dugo dok budete išli u korak sa svojim računima, možete izbjegavati organiziranje i kategorizaciju računa više od jednom mjesečno. To nije savršeno rješenje, ali neće učiniti da se vaš računovođa naježi onako kako to čini kutija s potvrdama.

2. Odaberite uslugu

Uz naknadu, usluge poput U cipelama uzet će vaše račune i skenirati ih. Oni koriste sustav koji ne samo da prepoznaje tekst i stavlja ga u format koji možete koristiti, već može i automatski kategorizirati vaše račune. Budući da Shoeboxed i druge usluge obično rade mjesečno, broj računa koje možete skenirati od danas do 15. travnja može biti kratak. Međutim, možete izvršiti kratku trijažu na svojim računima i eliminirati sve one koji zapravo ne utječu na vaše poreze: namirnice, filmove i ostalo što možda neće trebati skenirati, osim ako ne radite na podmirivanju svih svojih troškova i troškova proračun pod kontrolom.Oglašavanje

Cijene se mogu razlikovati za takve usluge. Shoeboxed ima planove koji idu od 9,95 dolara mjesečno do 49,95 dolara - smatram da je to dogovor. Znatno je jeftinije nego platiti nekome da skenira vaše račune umjesto vas.

3. Skenirajte račune sami

Na prvi pogled može se činiti da je skeniranje vlastitih računa korak unatrag od plaćanja usluge da biste to učinili umjesto vas. No s odgovarajućom opremom možete prilično automatizirati postupak kod kuće. U ovom je slučaju prava oprema skener namijenjen posebno za račune: koristio sam NeatReceipts sustavu i zapravo je lakše nego spakirati račune i poslati ih. Sjednem ispred televizijske emisije ili filma i uložim račune u skener. Optičko prepoznavanje znakova vrlo je dobro - za većinu računa skener izdvaja sve bitne informacije i stavlja ih u format u kojem ih mogu ubaciti u svoj knjigovodstveni softver (kao i spremiti u PDF-u).Oglašavanje

Isplati li se cijena koja ide uz kupnju skenera samo za vaše račune, to može ovisiti o tome koliko računa planirate obraditi: ovisno o mjestu gdje ste uzeli skener, cijena može biti veća od troškova osnovnog godišnjeg računa plan u Shoeboxedu - ali manje od plana srednje razine. Koristite ga više od godinu dana ili pomoću njega skenirajte više računa nego što usluga dopušta, a zapravo nije toliko skupo. I dok god imate potvrdu, možda ćete moći otpisati skener na porez.

4. Odlazak u staru školu

Ako radije ne trošite novac na alate ili usluge da bi se pobrinuli za vaše račune, uvijek postoji stari školski pristup. Potvrde možete ručno unijeti u Excel ili neku drugu mogućnost knjigovodstva. No, valja napomenuti da takav pristup nije samo vremenski skup: zahtijeva više discipline nego što je većina ljudi spremna posvetiti upravljanju primicima. Ako makar malo zaostanete, čini se da je apsolutno nemoguće sustići.Oglašavanje

Ostale usluge i alati

Spomenuo sam alate i usluge koje sam zapravo imao priliku koristiti i smatrao sam pouzdanima. Ali znam da postoji mnogo drugih opcija - ako ste koristili uslugu ili alat za organiziranje računa koji su vam se posebno svidjeli, podijelite vezu u komentarima.