Dok sjedite za čitanje ovog članka, pretpostavljam da ste već danas na poslu doživjeli smetnje, vjerojatno više puta.

Šanse su da vas netko može prekinuti prije nego što zapravo pročitate ovaj članak.

Jednostavna je istina da se svi na poslu suočavamo s ometanjem svaki dan, a obično svaki sat, nešto ili netko može uzrokovati da vam se rastrese.

S toliko sastanaka kojima treba prisustvovati, razgovora ili napuštanja suradnika, poziva, e-maila, društvenih obavijesti i brojnih drugih prekida, često se može osjećati kao pravi izazov ostati produktivan i obaviti važne stvari.

Ometanje nam smanjuje produktivnost i energiju.

Utječu na našu sposobnost da se usredotočimo i držimo projekata ili zadataka dovoljno dugo da ih sagledamo.

Ako razmišljate o svom radnom tjednu, siguran sam da možete navesti 5 do 10 stvari ili ljudi koji su stvorili smetnje na poslu.

Ali koliko je tih smetnji koje sami sebi nanose i koliko su rezultat vašeg radnog okruženja?

Sadržaj

1. Zašto biste se trebali riješiti ometanja na poslu?
2. 7 uobičajenih smetnji na poslu (i kako se boriti protiv njih)
3. Poanta
4. Više o tome kako ostati fokusiran

Zašto biste se trebali riješiti ometanja na poslu?

Gotovo 3 od 4 radnika (70%) priznaju da se osjećaju rastreseno na poslu, a 16% ljudi navodi da su gotovo uvijek rastreseni.^[1]

Utjecaj ometanja radnog mjesta, prema izvješću, obuhvaćao je:

• 54% je reklo da ne nastupaju onako kako bi trebali
• 50% je reklo da su znatno manje produktivni
• 20% je reklo da nisu u mogućnosti ostvariti puni potencijal i napredovati u svojoj karijeri

Ista anketa iz Udemyja navela je glavne prednosti smanjenja ometanja radnog mjesta od intervjuiranih:

• 75% je izjavilo da radim više i da sam produktivniji
• 57% je izjavilo da sam motiviran dati sve od sebe
• 51% je izjavilo da sam sigurniji u svoju sposobnost da dobro radim svoj posao
• 49% izjavilo je da sam sretniji na poslu
• 44% je izjavilo da radim kvalitetnije

Udemy for Business u svom istraživanju najviše je odvratio pažnju od pričljivih suradnika (citiranih od 80% anketiranih radnika) i buke u uredu (70%).

Za nisku produktivnost 60% ispitanika okrivilo je sastanke, dok je 58% reklo da, iako im društveni mediji nisu potrebni za obavljanje posla, ne bi mogli proći kroz radni dan bez provjere platformi kao što su Facebook, Twitter i Instagram.

7 uobičajenih smetnji na poslu (i kako se boriti protiv njih)

Istraživanje CareerBuilder-a o 2000 američkih menadžera za zapošljavanje i upravljanje ljudskim resursima iz 2016. pokazalo je da su glavni krivci za distrakciju pametni telefoni (55%), internet (41%), tračevi (37%), društveni mediji (37%), kolege koji navrate (27%), pauze za pušenje ili grickalice (27%), e-pošta (26%), sastanci (24%) i bučni suradnici (20%).^[dva]

Gotovo tri četvrtine poslodavaca koje je anketirao CareerBuilder rekli su da su dva ili više sati dnevno izgubljena u produktivnosti zbog ometanja na radnom mjestu, a gotovo polovica (43%) procjenjuje da su izgubili tri ili više sati dnevno.

Istraživanje službe za financijsko upravljanje Think Money u Velikoj Britaniji od 2.000 ljudi izvijestilo je da je trećina zaposlenika ometana na poslu i do tri sata dnevno.^[3]

Dakle, zamislite ako ste na poslu imali manje distrakcija i uspjeli ste povećati fokus i odraditi više svog najboljeg posla.

Imajući na umu ove ankete o ometanju radnog mjesta, identificirao sam glavnih 7 ometanja s kojima se vjerojatno trenutno suočavate i neke učinkovite strategije koje će vam pomoći da ih prevladate kako biste povećali produktivnost i kreativnost:

1. Brbljavi suradnici

Izgradnja odnosa s vašim timom i kolegama na poslu je presudna.

Svakodnevni su razgovori važni za izgradnju prijateljske, suradničke kulture i atmosfere u uredu, ali lako je zarobiti se u beskrajne razgovore i tračeve.Oglašavanje

Ako su vam vrata uvijek otvorena, nekome je vrlo lako zabiti glavu u ured i postaviti pitanja, što vas udaljava od vašeg produktivnog rada.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Ako imate problema s neprestano brbljavim ili ometajućim članovima tima, pokušajte s njima voditi diskretan razgovor o utjecaju koji ima na vaš dan.

Alternativno, zatvorite vrata svog ureda ako ih imate. Druga metoda koju trebate koristiti ako trebate biti usredotočeni i koncentrirani je staviti slušalice (ako to vaš ured dopušta).

2. Uredska buka

Istraživanje Kim i de Dear sa Sveučilišta u Sydneyu otkrilo je da je 30 posto radnika u kabinama i oko 25 posto u uredima bez pregrada nezadovoljno razinom buke na poslu.^[4]

Istraživanje Ipsosa i tima za radni prostor tvrtke Steelcase pokazuje da je 85% ljudi nezadovoljno svojim radnim okruženjem i ne mogu se koncentrirati. Od ispitanih 95% reklo je da im je važan posao u privatnom vlasništvu, ali samo 41% je reklo da to može učiniti, a 31% ih je moralo napustiti ured da bi završilo posao.^[5]

Anketirano je više od 10.000 radnika iz 14 zemalja, a ključni nalazi također su pokazali da:

• Uredski radnici zbog ometanja gube 86 minuta dnevno
• Mnogi su zaposlenici nemotivirani, neproduktivni i pretjerano pod stresom
• Oni imaju malo kapaciteta za kreativno i konstruktivno razmišljanje i rad

Ako radite u velikom ili malom uredu, siguran sam da ste iskusili da uredi mogu postati jako glasni, bilo da se radi o razgovorima, telefonskim pozivima, glazbi ili drugim zvukovima.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Ako imate ured, najjednostavnije je zatvoriti vrata kako biste dobili malo privatnosti i fokusiranog, mirnog vremena.

Kad imate suradnike za koje znate da stvaraju veliku buku, možete li im se obratiti i voditi tih razgovor o tome kako njihovi postupci utječu na vašu sposobnost fokusiranja? Morate li raditi sa svog stola?

Ako imate određeni projekt, morate raditi na onom mjestu gdje vam treba mirno, neprekidno vrijeme istražiti radeći iz mirnog prostora u vašoj zgradi.

Alternative uključuju rad od kuće (ako je moguće) ili s drugog mjesta poput parka ili kafića.

U uredu će uvijek biti buke i većinu vremena to će biti podnošljivo, ali povremeno morate promijeniti svoje okruženje da biste obavili najvažniji posao.

3. Potrošnja e-pošte

Prema Timu Ferrissu, trebamo:

ograničiti potrošnju i proizvodnju e-pošte. Ovo je najveći pojedinačni prekid u modernom svijetu.

Svi znamo koliko e-pošta može biti ometajuća.

Uobičajeni dan, koliko e-mailova primate i šaljete?

Zvuči li ovo poznato?

Radite na važnom projektu i dobit ćete obavijest da ste dobili e-poruku.

Sada imate dva izbora.

Možete zaustaviti ono što radite i razbiti fokus i pročitati e-poštu ili možete ostati na zadatku i e-poštu pogledati kasnije.Oglašavanje

Mnogi ljudi ovako prođu cijeli svoj dan. U potpunosti su angažirani na radu na nečemu važnom i tada se pojavi obavijest e-poštom.

Zaustavite ono što radite, prebacite se u pristiglu poštu i pročitate e-poštu, često e-poštu koja je potpuno nebitna i ne doprinosi vašim trenutnim prioritetima.

Te e-adrese mogu stvoriti stalni osjećaj zauzetosti i često rezultiraju nedovršenim projektima na kraju dana.

To pak može stvoriti osjećaj da zapravo nismo imali produktivan dan.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Blokiranje vremena

Odvojite određenu količinu neprekinutog vremena za rad na projektu ili zadatku. Obvežite se da u tom razdoblju nećete gledati e-poštu (ili odgovarati na telefonske pozive).

Na temelju Timovog savjeta, odlučio sam provjeravati e-poštu samo dva puta dnevno. To već ima ogroman utjecaj. Evo što predlažem:

Radite u offline načinu

Postavite računalo ili prijenosno računalo u izvanmrežni način i pustite da se poruke e-pošte nakupljaju u pristigloj pošti dok ne budete spremni odgovoriti na njih.

Umjesto da pregledavate i odgovarate na e-poštu jednu po jednu, neka se akumuliraju, a zatim odvojite fokusirano vrijeme za obradu i odgovaranje na e-poštu.

Grupno odgovaranje na e-poštu potrajat će manje vremena nego odgovaranje na njih jedan po jedan, a omogućuje vam da ostanete usredotočeni na projekt koji vam je na dohvat ruke, bez da vas odvlači pozornost.

Svaki dan provjeravajte e-poštu

Ovu su metodu uveli brojni moji klijenti poduzetničkog podučavanja i pomogla im je da oslobode vrijeme i ostanu koncentriraniji.

Vaše će se radne okolnosti razlikovati, pa je važno pronaći postupak koji odgovara vama i ostalim članovima vašeg tima.

Jedna od metoda je da imate dva određena puta dnevno za provjeru e-pošte, drugi možda tri puta dnevno - ujutro, u vrijeme ručka i u satu prije nego što krenete kako biste bili sigurni da ste svi zaokupljeni.

Ako se odlučite za primjenu ove tehnike, bilo bi pametno stvoriti poruku izvan ureda.

Nemojte prvo provjeravati e-poštu

Ovu tehniku ​​može biti teško primijeniti, ovisno o vašim okolnostima, ali ako budete mogli, bit ćete daleko produktivniji. Evo zašto.

Umjesto da prvo provjeravate e-poštu, umjesto toga provedite ovo dragocjeno vrijeme kada ste energičniji i usredotočeniji radeći na jednom ili dva najveća prioriteta za taj dan.

4. Korištenje pametnog telefona (i ostali uređaji)

Stalno gledanje vašeg telefona prekida tijek rada i fokus.Oglašavanje

Prema nedavnom istraživanju tvrtke Deloitte, prosječna osoba provjerava svoj pametni telefon 47 puta dnevno.^[6]

Ako koristite prosjek 47 puta dnevno i radite 8-satni radni dan, to znači da možda provjeravate telefon gotovo 6 puta svaki sat.

To je dovoljno da bilo koga odvrati.

Svi znamo da nas pametni telefoni i drugi uređaji često prekidaju i skreću nam pozornost s projekta ili zadatka na kojem radimo.

Lako se često odmorite od važnih zadataka da biste provjerili telefone, satove i druge uređaje.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Premjestite telefon negdje drugdje

Vrlo je primamljivo provjeriti svoje telefone, čak i ako radimo na važnom projektu.

Rješenje? Stavite telefon u ladicu ili ga premjestite izvan dometa ruke, tako da nećete doći u napast da ga brzo pogledate.

Isključite obavijesti

Isključite sve obavijesti koje ne zahtijevaju trenutnu pažnju, posebno obavijesti na društvenim mrežama. To uključuje e-poštu ako ste to postavili i na telefonu.

Ako su neke obavijesti zaista važne, utišajte ih i sakrijte sa zaključanog zaslona.

5. Društveni mediji

Koliko vremena provodite na društvenim mrežama na poslu? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest ... Popis aplikacija i web stranica koje se okupljaju kako bi privukle toliko naše pažnje gotovo je beskrajan.

Postoji stalni tok informacija dostupnih od naših prijatelja i kolega, od vijesti i od naših tvrtki. Neki od vaših kolega vjerojatno provjeravaju svoje društvene mreže upravo dok čitate ovaj članak.

U razgovoru za TED Cal Newport, autor knjige Duboki posao , On je rekao odlazak na društvene mreže je poput odlaska u kasino .

Očekujete da ćete dobiti lajkove i izaći ćete iz toga. Vratite se razmišljanju, ja ću sljedeći put dobiti nagradu. Nagradu ću dobiti sljedeći put. Nagradu ću dobiti sljedeći put. A vi samo sjedite i čekate da se pojavi obavijest kako biste se mogli vratiti.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Poput upotrebe pametnog telefona i e-pošte, pokušajte postaviti određene vremenske okvire ili parametre kada ćete provjeravati društvene mreže.

Provjerite jesu li isključene sve obavijesti kada morate potrošiti fokusirano, produktivno vrijeme na određeni zadatak ili projekt.

Pogledajte ovaj članak da biste saznali više: 9 koraka za prekid veze s društvenim mrežama i ponovno povezivanje sa životom

6. Sastanci

Tijekom napornog tjedna posljednje što vođa ili menadžer želi jest izgubljeni sat ili dva sjedenja na neproduktivnom sastanku.

Kad bih vas pitao koji bi bio najučinkovitiji način da budem neučinkovit, siguran sam da bi mnogi od vas rekli loše sastanke.Oglašavanje

Današnji sastanci troše više radnih sati nego ikad prije. Većina zaposlenika prisustvuje 62 sastanka mjesečno, ali polovica od njih smatra se gubljenjem vremena.

Ukupno, u prosjeku mjesec dana na neproduktivnim sastancima provede se 31 sat, pri čemu je 91 posto zaposlenika krivo za sanjarenje, dok je 39 posto priznalo da je zaspalo.^[7]

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnje

Da bi sastanci bili produktivni i vrijedni, bitno je da svaki sastanak ima jasan dnevni red i vođu.

O članku o produktivnom sastanku napisao sam više: Kako voditi sastanke timova na najproduktivniji način

7. Višezadaćnost

Svi moramo povremeno obavljati više zadataka, ali što manje to radimo, to bolje.

Više zadataka smanjuje produktivnost i kreativnost. U članku za Harvard Business Review, Peter Bregman napominje da nam se produktivnost smanjuje za 40% kad se pokušamo usredotočiti na nekoliko stvari odjednom.^[8].

Prema Gloriji Mark treba prosječno oko 25 minuta (točnije 23 minute i 15 sekundi) da se nakon prekida vrate na izvorni zadatak.^[9]

Multitasking nas usporava , te smanjuje fokus, energiju i produktivnost. Naši se mozgovi jednostavno ne mogu učinkovito nositi s istodobnim radom na zadacima.

Kako ostati fokusiran i umanjiti smetnju

Radite u vremenskim blokovima. Minimizira količinu distrakcije koja se stavlja na naše sve povezane živote. Ne štiti nas samo od ometanja drugih, već i od naših smetnji koje sam sebi nanosim.

Blokiranje vremena je izdvajanje namjerne količine vremena za određene projekte ili zadatke i ulaganje namjernih napora da ne dopustite da ometanja ili umetanja drugih razbiju taj fokus.

Nakon isteka tog vremenskog bloka napravite planiranu pauzu, a zatim započnite sljedeći blok fokusiranog vremena. Svaki blok fokusiranog vremena posvećen je jednom zadatku / projektu ili skupu sličnih zadataka.

Za blokiranje vremena koristim metodu 60-60-30:

Radite 50 minuta i napravite 10-minutnu pauzu. Radite daljnjih 50 minuta i napravite još 10-minutnu pauzu. Zatim odvojite 30 minuta za punjenje, što bi moglo značiti ručak, šetnju itd.

Koristiti Tehnika rajčica da vam pomognu raditi u blokovima vremena.

Poanta

Ometanje na radnom mjestu nikada neće nestati. Da bismo učinkovito koristili svoje vrijeme i povećali produktivnost i kreativnost, bitno je da razumijemo što nas ometa i stvorimo sustave koji će to zaustaviti.

Siguran sam da se možete identificirati s barem jednim od smetnji istaknutih u ovom članku.

Nadamo se da će vam neki od timova pomoći da pobijedite smetnje na poslu i učinite vas učinkovitijim i produktivnijim.

Više o tome kako ostati fokusiran

• Kako zaustaviti multitasking i postati puno produktivniji
• Kako biti produktivan na poslu: 9 osnovnih pravila
• 10 najpametnijih softvera za produktivnost za poboljšanje vaših radnih performansi
• 30 najboljih knjiga o produktivnosti koje biste trebali pročitati kako biste povećali produktivnost

Istaknuta fotografija: Sustav za upravljanje posjetiteljima Proxyclick putem unsplash.com

Referenca