10 NAJBOLJIH SAVJETA ZA UPRAVLJANJE VREMENOM ZA PROFESIONALCE

Svi imamo ista 24 sata u danu za rad, ali kako izvući maksimum iz tog vremena da biste postigli stvarne rezultate uštede vremena?

Nije stvar u tome da radite više, jer će to tek doći, već kako planirate i strukturirate svoje vrijeme, a zatim kako maksimizirate vrijeme koje ste planirali.

Ključ ovih savjeta za upravljanje vremenom nije da ih radite jednom, već ih ponavljate iznova i iznova dok ne postanu navike. Tada će oni oko vas pomisliti da imate više od 24 sata dnevno.

1. Isplanirajte svoj tjedan kad ste u organizaciji

Jedan od najvažnijih savjeta za upravljanje vremenom je planiranje tjedna.

Izvođenje ovog zadatka svakog tjedna u isto vrijeme ne samo da stvara naviku koja štedi vrijeme, već može imati pozitivan utjecaj na vaše razmišljanje i dobrobit.

Dopustite mi da objasnim.

Planirajući svoj tjedan, dajete sebi niz malih pozitivnih obećanja. Svaki put kad ispunite i ispunite ta obećanja, vaše samopouzdanje raste, a vi ćete se osjećati bolje dok budete više radili.

Ovaj vam pristup štedi vrijeme dok planirate kad ste u usredotočenom stanju duha dok planirate ono što je važno za vas. Tijekom tjedna tada ste manje u iskušenju da napravite nešto drugo tijekom jednog od tih unaprijed planiranih termina, jer se možete podsjetiti da sam ovo planirao s razlogom.

Stoga planirajte svoj tjedan i držite ta obećanja koja ste dali za sebe kako biste vidjeli stvarne rezultate uštede vremena.

2. Planirajte sljedeći radni dan za opuštenu večer

Ako se borite sa zatvaranjem nakon radnog dana, ovaj pristup pomaže opustiti vaš um i omogućuje vam uživanje u večeri bez brige zbog posla.

Sve što vam treba je 5-10 minuta svaki dan i bilješka. Brz je i ima znatne prednosti za upravljanje vremenom.

Na kraju svakog dana zapišite desetak zadataka koje želite izvršiti sljedeći dan.

Zatim odaberite jedan od zadataka koji morate izvršiti bez obzira na sve i označite ga znakom H za visoku .

Zatim dodajte M za srednje na pet-ak zadataka. Ovo su zadaci koje trebate izvršiti, ali ako ih ne možete sve završiti, bit će to moguće.

Preostale zadatke označite znakom ‘L’ za nisku . Lijepo ih je imati, a uz to bi trebali biti i laki zadaci.

S planiranim zadacima za sljedeći dan, možete ostaviti posao sa svim tim mučnim zadacima u glavi i spremnim za rješavanje sljedeći dan.Oglašavanje

3. Kontrolirajte svoj dan kako ga on ne bi kontrolirao

Planiranje dana najutjecajniji je savjet za upravljanje vremenom koji možete učiniti. Omogućuje vam da kontrolirate svoj dan, umjesto da dopustite da dan kontrolira vas.

Ovaj je pristup izravni, plus ima fleksibilnost kada vam radni dan ne ide kako je planirano.

Uzmi olovku i bilježnicu!

U svojoj bilježnici podijelite dan na 30-minutne segmente, 09:30, 10:00 itd. Dodajte ih redak po redak s crtom ili dvije između svakog.

Sada pogledajte svoj radni dnevnik i dodajte sve što je određeno, poput sastanaka.

Zatim preuzmite završne zadatke visokog prioriteta i dodajte ih u svoje 30-minutne segmente.

Ako i dalje imate slobodnih termina, ne ostavljajte ih prazne.

Ako se jedno jutro borite za motivaciju, pokušajte ovo:

Odaberite neke jednostavne, brze zadatke i prvo ih obavite, ne brinite ako odgađate teže zadatke. Ako prvo obavite lagane zadatke, dat ćete vam zamah i pravi način razmišljanja da biste se zatim uhvatili u koštac s tvrdim stvarima.

4. Mudro upravljajte ometajućim radnim kolegama

Nije važno koliko dobro planirate svoj tjedan, dan ili čak sljedeći sat ako ste neprestano rastreseni. Ometanje rezultiraju gubitkom fokusa i vrata su ka odgađanju.

Ovaj savjet za upravljanje vremenom odnosi se na stvaranje pravog radnog okruženja, tako da možete maksimizirati vrijeme koje vam je potrebno kako biste bili što produktivniji.

Knjiga Nir Eyala Neraskidivo objašnjava da ako želite postati istinski produktivni, morate postati neuništivi. Jedno od najvećih ometanja na radnom mjestu često su naše radne kolege.

Za kolege koji vam najviše odvlače pažnju, jednostavno ih na početku svakog dana pitajte postoji li nešto što trebaju od vas? Čineći to, tjerate ih da planiraju, a da oni to ne shvate, ali to je pod vašim uvjetima. To smanjuje šanse za slučajni zahtjev kasnije tijekom dana.

5. Suočite se s e-poštom pod svojim uvjetima

Ponekad se upravljanje pristiglom poštom može osjećati kao posao s punim radnim vremenom. Također možete upasti u zamku osjećaja kao da ste puno toga učinili jer ste poslali gomilu e-poruka ili ste došli do mistične pristigle pošte!

Iako vam slanje nekoliko e-poruka može biti zadovoljavajuće, problem je što se e-adrese koriste i kao oblik odugovlačenja, jer su jednostavan zamjenski zadatak kada ne želite raditi na nečem teškom.

Dakle, što učiniti da zaustavite ovu distrakciju i smanjite stres uzrokovan e-poštom?Oglašavanje

Planirate kada želite čitati i odgovarati na svoje e-poruke, tako da imate kontrolu.

Studija na Sveučilištu Britanske Kolumbije otkrila je da svoju e-poštu trebate provjeravati samo tri puta dnevno i time smanjujete stres.^[1]

Stoga na početku svakog dana planirajte kada ćete provjeriti e-poštu. Koliko često provjeravate svoju e-poštu ovisi o vašem poslu, ali manje je više, a u idealnom slučaju ne više od tri.

Ovaj vam pristup i dalje omogućuje kontrolu nad vašom pristiglom poštom, ali to radite u vrijeme koje vama odgovara.

6. Uklonite elektroničke smetnje i postanite prisutni

Koliko puta na poslu vidite nekoga da vam omesti obavijest na mobitelu ili prijenosnom računalu?

Obavijesti s mobitela i prijenosnog računala svakodnevno nam odvlače pažnju, ali postale su i prihvatljivo ometanje.

Na većini poslova ne morate odmah reagirati na obavijest, čak i kad smatramo da to trebamo. To je navika koju je stvorila tehnologija.

Ne mora biti tako.

Prođite kroz sve postavke obavijesti na mobitelu i prijenosnom računalu i ostavite uključene samo one kritične. U većini slučajeva to bi trebali biti samo telefonski pozivi.

Isključivanjem ovih obavijesti provjeravate e-poštu, messenger itd. U vrijeme koje vam odgovara, a ne kad stignu.

Također možete isključiti brojanje brojeva koji se pojavljuje u mobilnim i stolnim aplikacijama. Ne trebate znati koliko e-adresa istovremeno imate u pristigloj pošti, pogotovo ako ste planirali kada ćete provjeriti e-poštu.

Ako ostavite ovu značajku značke uključenom, ona stvara mučno ometanje koje će vas udaljiti od posla i utjecati na vaše vrijeme.

Pokušajte nekoliko dana i uvjerite se kako će to pozitivno utjecati na vaše upravljanje vremenom. Okolni će također vidjeti promjenu jer ćete biti puno prisutniji kod kuće i na poslu.

7. Pritisnite tajmer i fokusirajte se dublje

Zaustavljanje zadatka obično se događa kad ste ga završili, izgubili zanimanje ili ste bili rastreseni. Potrebno je u prosjeku 23 minute da se fokusirate kad vam je odvratilo pozornost pa morate učiniti sve da biste ostali u tom fokusiranom stanju.^[2]

Nažalost, gubitak interesa i distrakcija najvjerojatniji su rezultati borbe za upravljanje vremenom, pa zato postavljanje tajmera može sve promijeniti.

Postavljanjem timera obećavate sebi da nećete biti omesti ili raditi na bilo čemu drugom dok tajmer ne završi. Ovo malo obećanje može imati značajan utjecaj na vaše upravljanje vremenom.Oglašavanje

Možete pokušati različito dugo da vidite što vam odgovara, na primjer, 25 minuta ako koristite Tehnika rajčica . 25 minuta možda neće zvučati dugo, ali ostajući potpuno fokusirani 25 minuta, iznenadit ćete se koliko možete obaviti.^[3]

8. Otkrijte na čemu ne biste trebali trošiti vrijeme

Svakodnevno trošimo vrijeme na stvari koje nas sprečavaju raditi ono što bismo trebali raditi - bilo da se radi o distrakcijama poput društvenih mreža, e-pošte ili zadataka koje radije ne bismo radili, poput tjedne trgovine ili peglanja.

Sve ove dugotrajne aktivnosti mogu se činiti trivijalnima, ali sve se zbrajaju kada je riječ o upravljanju vremenom.

Možda razmišljate, moram to učiniti, ali postoji tehnika koja se zove Popis ne-obveza koji vam može pomoći.

Ne radi se samo o tome da u potpunosti zaustavite zadatke koji nemaju utjecaja. Može se raditi i o automatizaciji ili delegiranje zadatka .

Pa, kako stvoriti popis ne-obveza?

Prvo provedite 10 minuta zapisujući sve stvari koje vam zapravo ne služe ili pomažu doći do mjesta na kojem stvarno želite biti (npr. Gledanje televizije, društvenih mreža, kupovina hrane, čišćenje kuće)

Zatim stavite svaki pod naslov automatizirati, delegirati ili eliminirati.

Automatizirajte za svoju tjednu trgovinu, a sada koristite tvrtku koja na vaše vrata dostavlja sastojke i recepte.

Delegat bi mogao svaki tjedan dobiti čistač za svoju kuću.

Eliminiranje može prestati stavljati televizor čim se vratite s posla.

Jednom kada izradite svoj popis bez obveza, ponovite postupak jednom mjesečno.

Svakog mjeseca vratit ćete sate za koje niste znali da ste ih imali.

9. Razmrdajte svoj mozak kako biste povećali koncentraciju

Naš mozak svakodnevno obrađuje tisuće misli; frustrirajuće, mnogi od njih su radnje koje u tom trenutku ne možemo dovršiti.

Imati neuredan um utječe na naše upravljanje vremenom jer se ne možemo usredotočiti na ove izvanredne akcije u glavi.

Evo izravnog načina da razvedrite svoj um:Oglašavanje

Nosite malu bilježnicu i olovku svuda sa sobom. Mora biti dovoljno mali da stane u džep ili torbu i mora biti lako dostupan. Svaki put kad vam se neka misao ili radnja pojave u glavi kad ste vani, zapišite je.

Ovo bi mogla biti ideja, nešto nadahnjujuće, akcija kada dođete kući, bilo što.

Tada sve što trebate jest rasporediti na vrijeme kako biste bili sigurni da ćete poduzeti sve te bilješke. Dovoljno je svakih nekoliko dana.

Snimanjem zadataka na papir, umjesto da ih pustite da se nakupljaju u vašem mozgu, tada možete usredotočeno raditi na onome što je u tom trenutku važno.

10. Dajte obećanja drugima

Ako biste obećali sebi ili prijatelju, što biste, po vašem mišljenju, najvjerojatnije održali?

U većini slučajeva to će biti obećanje dato prijatelju.

To možete iskoristiti u svoju korist dijeleći obvezu da morate izvršiti zadatak ili projekt s prijateljem.

Recite svom prijatelju što želite postići, zašto i do kada. Zatim ih zamolite da se jave kod vas na raznim mjestima sve dok ne kažete da ćete dovršiti projekt.

Tijekom rada na projektu imat ćete ono obećanje koje ste dali prijatelju u pozadini uma. To obećanje koje ste dali bit će pokretač da se usredotočite i iskoristite vrijeme koje je potrebno da taj projekt bude dovršen.