Koliko dobro upravljate svojim vremenom? Ako ste poput mnogih od nas, vaš odgovor može biti Ne baš dobro. Možda vam se često čini da u danu nema dovoljno vremena. Možda čak i otkrijete da neprestano morate raditi kasno u sat kako biste ispoštovali svoje rokove. Možda se čak i osjećate previše zauzeti što propuštate obroke i spavate . Sve su to klasični znakovi da možda ne upravljate svojim vremenom učinkovito.

Benjamin Franklin jednom je rekao da je vrijeme novac. Baš kao i novcem, vremenom se mora pravilno upravljati. Ako pravilno upravljate vremenom, pronaći ćete pravu ravnotežu između posla, odmora i odmora. Učinkovito ostvarujete stvari koje su vam najvažnije u životu. Povrh toga smanjujete razinu stresa i osjećate se puno sretnije. Evo vam pomoći da učinkovitije upravljate vremenom deset dokazanih vještina upravljanja vremenom trebali biste naučiti danas.

1. Postavite ciljeve

Ciljevi vam daju viziju, fokus i odredište prema kojem trebate raditi. Oni vam pomažu da imate jasan um o tome kamo želite ići i kako najbolje upravljati svojim vremenom i resursima da biste tamo stigli. Postavljanjem ciljeva, sposobni ste prepoznati na što vrijedi trošiti vrijeme i na ono što vam treba odvratiti pozornost.

Za početak se zapitajte gdje želite biti za šest mjeseci. Možete ići dalje i pogledati gdje želite biti u sljedećih godinu dana ili čak desetljeće. Postavite osobne i profesionalne ciljeve koji su realni i ostvarivi. Ovo je presudan korak prema osiguravanju boljeg upravljanja vremenom.Oglašavanje

2. Odredite prioritete

Kada se radi o učinkovitom upravljanju vremenom, ne može se previše naglasiti davanje prioriteta. Može biti teško znati s kojim zadacima se prvo pozabaviti, posebno kada se poplava zadataka čini hitnim. Međutim, relativno je lako odrediti prioritete za aktivnosti ako ste već postavili jasne ciljeve. Postavite si tri osnovna pitanja kako biste znali koji zadaci trebaju biti na prvom mjestu:

• Zašto radim ovaj zadatak ili aktivnost?
• Kako mi ovaj zadatak pomaže u postizanju ciljeva?
• U kojoj mi mjeri ovaj zadatak koji radim pomaže u postizanju ciljeva?

Prvo napravite najvažnije stvari.

3. Vodite popis zadataka

Popis zadataka (ili popis obveza ) je sustav podsjetnika koji vam govori kada što trebate učiniti. Vođenje popisa obveza pomaže vam da ostanete organizirani i da budete u toku. Pomaže u raščlanjivanju stvari na male zadatke ili korake kojima se može upravljati, tako da nikada ne zaboravite obaviti važne stvari. Ne pokušavajte se sjetiti svega što trebate učiniti u glavi. U većini slučajeva, pokušaj pamćenja svega neće uspjeti. Umjesto toga, vodite popis obveza. Jednostavan dnevni, tjedni ili mjesečni planer na bloku bilješki ili dnevniku može to učiniti.

Zapišite stvari koje trebate učiniti, uključujući sastanke, sastanke i rokove. Dajte prednost stavkama na popisu tako što ćete nabrojati stavke po važnosti od visokog prioriteta do stavki s niskim prioritetom ili zvjezdicom označiti hitne ili važne zadatke na popisu. Izvršene zadatke prekrižite onoliko često koliko dodate nove zadatke na popis zadataka kako biste osigurali nastavak napredovanja. Oglašavanje

4. Rasporedite zadatke

Raspored brani od kaosa i hira, kaže autorica Annie Dillard. Ako ste jutarnja osoba i smatrate da ste najkreativniji i najproduktivniji rano ujutro, rasporedite visoko vrijedne zadatke ujutro u svoje vrhunsko kreativno / produktivno vrijeme. Ako se vaša kreativnost i energija pojačaju kad sunce zalazi, tada zakažite zadatke visokog prioriteta. Vrijeme zastoja može se zakazati za manje važne zadatke poput provjere e-pošte ili uzvraćanja telefonskih poziva.

Shvatite svoj ritam vrhunca i mrtvih vremena i rasporedite zadatke na odgovarajući način kako biste maksimalno iskoristili vrijeme. Zapamtite da ne nalazite vremena za važne stvari; najbolje planirate vrijeme za važne stvari.

5. Usredotočite se na jedan zadatak istovremeno

Više ćete obaviti u najmanje moguće vrijeme kada se prebacujete između razgovora na mobitelu, pregledavanja interneta i bilježenja bilješki, zar ne? Pogrešno! Prema a studija koje je objavilo Američko psihološko udruženje, zapravo trošite između 20 i 40 posto više vremena kada obavljate više zadataka. Osim što vas koštaju vremena i učinkovitosti , multitasking također može smanjiti kvalitetu vašeg rada.

Zaboravite na multitasking. Višestrukim zadatkom ne dobivate vrhunac svog radnog opterećenja. Usredotočite se više na izvršavanje jednog zadatka odjednom. Izvršavanje zadataka u nizu jedan po jedan dovodi do boljeg korištenja vremena, kažu istraživači studije. Prebacivanje s jednog zadatka na drugi obično ne podrazumijeva dobro korištenje vremena.Oglašavanje

6. Minimizirajte ometanje

Bilo da se radi o upozorenjima klijenta putem e-pošte, telefonskim pozivima prijatelja ili IM razgovorima s potencijalnim klijentima tijekom rada, ometanje je prepreka učinkovitom korištenju vremena. Ometanje vam razbija koncentraciju, smanjuje produktivnost i često vas sprječava da na vrijeme dovršite važne zadatke. Oni također mogu uzrokovati stres.

Prepoznajte što vas odvlači od obavljanja temeljnih zadataka i zaustavite to. Ubijte tu televiziju i isključite internetsku vezu i IM chat. Na ulaz vašeg namjenskog radnog prostora postavite znak Ne ometaj ili sličan znak kako biste spriječili prekide. Samo učinite sve što je potrebno kako biste umanjili smetnje. To osigurava da preuzimate kontrolu nad svojim danima i maksimizira vašu produktivnost.

7. Prevladajte odgađanje

Edward Young, engleski pjesnik po kojem se najviše pamtio Noćne misli , jednom rečeno da je odugovlačenje lopov vremena. Ne odgađajte zadatke na koje biste se trenutno trebali usredotočiti i dopustite da vam odugovlačenje ukrade vrijeme. Podsjetite se da je najbolje vrijeme da se nešto učini ODMAH. Gurajte se malo jače da pobijedite odugovlačenje i postignite ono što treba učiniti GOTOVO.

Učinkovita strategija za borbu protiv odugovlačenja jest reći sebi da ćete projekt započeti samo nekoliko minuta, recimo deset minuta. Jednom kad započnete projekt, vaši će kreativni sokovi početi teći. Tada ćete shvatiti da želite nastaviti sa zadatkom i vrlo vjerojatno ga odvesti do kraja. Trik za pobijediti odugovlačenje može biti jednostavan poput posvećivanja malo vremena za početak. Samo to!Oglašavanje

8. Napravite pauze

Ako niste Superman, ne možete izdržati dugo radno vrijeme bez izgaranja i žrtvovanja kvalitete. Koliko god bilo primamljivo raditi do zadnjeg roka 8-10 sati ravno, pravite pauze između posla. Na taj način dajete svom mozgu dragocjeno vrijeme za odmor i punjenje. Pravljenje pauza na poslu nije gubljenje vremena. To je pametno upravljanje vremenom. Radite na vrhunskoj kvaliteti kada ste se dobro odmorili.

Stisnite kratke stanke između rada da biste zaustavili rad. U idealnom slučaju, napravite pet minuta pauze svakih sat ili dva da biste se odmorili i razmišljali kreativno. Možete postaviti alarm koji će vas podsjećati na datum pauze. Prestanite raditi i samo sjedite i meditirajte za svojim stolom ili izađite na šalicu kave ili kratku šetnju. Ne zaboravite si priuštiti dovoljno vremena i za ručak. Ne možete optimalno raditi na prazan želudac.

9. Recite Ne

Jedna vještina koju su savladali mnogi visoki uspjeh poput predsjednika Obame, Billa Gatesa i Richarda Bransona je nježno umijeće reći ne stvarima koje nisu prioritet. Reći ne stvarima koje nisu prioritet omogućuje vam da se usredotočite na one stvari koje su zaista važne. Na dan imate samo točno 24 sata da obavite stvari koje su važne. Ako ne naučite reći ne stvarima koje nisu važne, prioriteti drugih ljudi bit će ispred vaših i bit ćete zatrpani previše projektima i obvezama.

Ne govorite prijateljski ne sa svime što ne podržava vaše vrijednosti ili vam pomaže u postizanju vaših ciljeva. Imate pravo reći bez obzira s kim razgovarate. Kad postanete bolji u odbijanju, dobro iskoristite vrijeme i branite se od užurbanog posla, lošeg učinka i preopterećenja radom.Oglašavanje

10. Delegiranje zadataka

Stara poslovica do17. stoljećeautor John Donne da nitko nije otok i danas se drži. Ne možete sami upravljati svime. Ponekad je razborito dopustiti drugim ljudima da vam pomažu u zadacima, posebno kad ste preplavljeni. Štedite vrijeme, smanjujete stres i postižete puno više kada dodijelite zadatke pravim ljudima.

Ustupite svojezahvatikotač i dodijelite autoritet s odgovornošću kvalificiranim ljudima. Delegiranje nije odbacivanje. Dajte zadatke s posljedicama. Na ovaj način promovirate odgovornost i osiguravate poštivanje ciljeva i rokova.