Pronaći učinkovitog i uspješnog menadžera koji ne zna pravilno upravljati svojim vremenom i svojim zaposlenicima pomalo je poput pronalaska jednoroga. Nećete, jer oni ne postoje. Svatko dobiva jednak broj sati u danu za izvršavanje zadataka kojima je potrebna njegova pažnja, a način na koji koristite svoje vrijeme na kraju će odrediti jeste li uspješni u izvršavanju tih zadataka ili ne.

Bez obzira jeste li menadžer prvi put ili vam je jednostavno potreban osvježavajući tečaj, učenje i primjena odgovarajućih vještina upravljanja vremenom uvelike će vam pomoći u uspjehu u karijeri.

Prije nego što uskočimo u učinkovite vještine upravljanja vremenom za menadžere, razgovarajmo zašto i što u vezi s upravljanjem vremenom. Upravljanje vremenom jednostavno je metoda organiziranja kako najbolje iskoristiti 24 sata u danu za postizanje osobnih i profesionalnih zadataka.

Eisenhowerova matrica, koju je razvio američki predsjednik Dwight Eisenhower, podijelila je upravljanje vremenom u četiri skupine:^[1]

Učini prvo, zakaži, delegiraj i nemoj.

Sve vještine upravljanja vremenom spadaju negdje u ovu matricu. Ako naučite učinkovito raspodijeliti svoje vrijeme i zadatke, omogućit ćete vam postizanje ciljeva i uspješno vođenje svog tima - bez gubitka razuma.

1. Znati pravilno planirati ciljeve

Benjamin Franklin jednom je rekao,

Ako ne uspijete planirati, planirate propasti.

Otac osnivač doista je udario čavao u glavu, a ključno je naučiti kako pravilno planirati ciljeve svog tima. Što se tiče ciljeva, trebali biste postaviti dnevne, tjedne, mjesečne, pa čak i godišnje ciljeve koji se mogu raščlaniti na zadaće kojima se može upravljati.

Na primjer, ako vam je cilj povećati promet na web mjestu tvrtke tijekom godine za 10 posto, morat ćete postaviti mjerljive prekretnice tjedno, mjesečno i na šestomjesečnom razdoblju kako biste cilj održali na tragu .

Pogledajte ove vodiče za postavljanje kratkoročnih i dugoročnih ciljeva:

• Kako postaviti kratkoročne ciljeve za uspješan i ispunjen život
• Siguran način postavljanja dugoročnih ciljeva i postizanja uspjeha

2. Dobra komunikacija stvorit će svijet razlika

Dobra komunikacija može stvoriti ili prekinuti bilo koji odnos - osobni ili poslovni - a kad se menadžer bori s njihovim upravljanjem vremenom, komunikacija često pati. Međutim, ako menadžer odvoji vrijeme za slušanje i jasnu komunikaciju sa svojim timom i klijentima, to može sve bitno utjecati na uspjeh poslovanja.

Obavezno redovito komunicirajte sa članovima svog tima kako biste bili sigurni da rade na jasno postavljenim prekretnicama. Vjerojatnije je da će njihov posao rasti i za menadžera koji jasno i redovito komunicira s kupcima. Svakako maksimalno iskoristite svoje vrijeme pažljivom komunikacijom.

Naučite 7 načina za osiguranje učinkovite komunikacije na poslu .

3. Ključna je dobra organizacija

Snažna organizacija koja uključuje delegirane dužnosti i vaš stvarni radni prostor presudne su za učinkovito upravljanje vremenom za menadžere. Ako je vaš tim neorganiziran i ljudima nije jasno koji su im zadaci ili kome bi se trebali obratiti za pomoć, patit će svi postavljeni ciljevi.

Dobra komunikacija i dobra organizacija idu ruku pod ruku kad treba iskoristiti svoje vrijeme.Oglašavanje

Što se tiče organizacije vašeg radnog prostora, dobro, ako volite da vaša spavaća soba bude neuredna kod kuće, to je vaša stvar, ali neredu nije mjesto u poslu. Svaka minuta u potrazi za pogrešno postavljenom datotekom izgubljena je minuta koja se mogla bolje potrošiti.

Zašto ih ne biste pogledali 15 najboljih savjeta za organizaciju ureda i postizanje dodatnih rezultata ?

4. Učinkovito delegiranje je sve

Učinkovito delegiranje pomoći će u postavljanju članova vašeg tima na siguran i učinkovit rad. Kao menadžer, vaša je odgovornost procijeniti tko je od vašeg osoblja najprikladniji za koji zadatak i dodijeliti odgovornosti koje uz to idu. Ako ne preuzmete vodstvo i ne prenesete dužnosti, samo ćete izgubiti vrijeme i vas i članove vašeg tima.

Pažljivim delegiranjem različitih dužnosti i osiguravanjem da vaše osoblje ima sve potrebno za izvršavanje tih dužnosti, članovi tima bit će vam manje potrebni kada treba obaviti posao.

Naučite umijeće delegiranja u ovom vodiču: Kako učinkovito prenijeti posao (konačni vodič za vođe)

5. Zakažite pravilne zadatke u pravo vrijeme

Da gradite automobil, ne biste započeli pokušavajući instalirati zvučni sustav prije nego što je okvir postavljen, zar ne?

Prvi blok Eisenhowerove matrice je Do First, što znači odlučiti koje su ključne dužnosti koje trebate izbaciti prije nego što prijeđete na sljedeću stvar. To bi mogle biti male stvari poput odgovaranja na upit vašeg šefa ili bi mogle biti veće, poput finaliziranja planova za novu strategiju društvenih medija.

Poanta je u tome da naučite davati prioritete najvažnijim zadacima svakog dana, koliko će vam trebati da ih izvršite i kada ih treba riješiti.Oglašavanje

Evo tehnike koja će vam pomoći da odredite prioritete zadataka: Kako odrediti prioritete za 10 minuta i raditi 10 puta brže

6. Naučite prepoznavati zamke multitaskinga

Svatko ima više stvari koje mora učiniti, ali kad pokušamo žonglirati sa svim tim stvarima odjednom, neke će sigurno udariti o pod. Previše je jednostavno započeti s radom na jednom zadatku, a zatim uskočiti u e-poštu jer imate ping na telefonu. Ovo je strašno za razbijanje koncentracije i samo prisiljava vaš mozak da igra nadoknadu.

Umjesto toga, odvojite određene vremenske blokove u danu za provjeru i odgovaranje na e-poruke. Usredotočujući se na jedan zadatak odjednom, prije ćete završiti posao i posvetiti mu punu pažnju svog mozga.

Isprobajte ovih 9 savjeta za upravljanje multitaskingom koji će poboljšati vašu produktivnost.

7. Naučite davati prioritete ne samo svom vremenu, već i pomoći zaposlenicima da im daju prednost

Mogli bismo pomisliti da solidnih osam sati dnevno posvećujemo temeljnim zadaćama svojih poslova, ali istraživanja pokazuju da to obično nismo.^[2]Možete pomoći svom timu da iskoristi svoje vrijeme (i vaše) povremeno vršeći vremensku reviziju. Odvojite jedan dan gdje vaše osoblje prati što rade i koliko dugo provode radeći to.

Budite sigurni da vam je jasno da je ova vježba namijenjena dugoročnom pomaganju zaposlenicima i nije način uklanjanja siromašnih radnika. Nadamo se da ćete s dovoljno podataka vi i vaš tim moći bolje odrediti što radi i kako izbjeći kašnjenja ili prekide u radu.

9. Nastavljanje izgleda može dugo pomoći

Baš kao što mornari u oluji traže svog kapetana za vodstvo, vaši zaposlenici moraju osjećati da dobro upravljate svojim vremenom. Ako vam se svaki put kad vam zaposlenici priđu, izbezumljeni i u naletu, vjerojatnije je da će zadržati dolazak kod vas o važnim problemima.

Možda bude povremeni dan kada se borite da sve to držite zajedno, ali zadržavanje izgleda menadžera koji je na vrhu njihove igre upravljanja vremenom zaista može pomoći utjecati na druge da učinkovito upravljaju svojim vremenom.Oglašavanje

10. Znajte što učiniti kada vam se tanjur prepuni

Mali pritisak i rok mogu biti moćan motivator kada je riječ o pogrbljenju i rješavanju stvari. Ako utvrdite da se vaš popis poslova koji se moraju obavljati predugo, to bi mogao biti pokazatelj dvije stvari:

Jedna je mogućnost da ne upravljate svojim vremenom onoliko učinkovito koliko biste mogli biti. Ako je to slučaj, vratite se na vrh i pregledajte.

Iako čak i najbolji menadžer ima svoja ograničenja, dnevno ima samo toliko minuta. Dobar menadžer ne pokušava sam obaviti svaki zadatak koji im se nađe na putu. Oni znaju kako najbolje iskoristiti svoje osoblje kako bi osigurali postizanje ciljeva i znaju kada im je radno opterećenje na visini.

11. Shvatite pravilo 80/20

Prema Pareto principu ili poznatijem kao pravilu 80/20, 80 posto rezultata dolazi iz samo 20 posto akcija. Ostalih 20 posto rezultata dolazi iz ... pogađate, 80 posto akcija.

Što se tiče toga kako to svi čimbenici utječu na upravljanje vremenom učinkovitog menadžera, to morate učiniti, bez opravdanja prioriteti mogu biti samo 20 posto vašeg posla, ali oni će donijeti najveće rezultate. Preostalih 80 posto dužnosti vjerojatno se može prenijeti na osoblje vašeg tima.

12. Ne bojte se predaha kad je to potrebno

Ako radite poput teretnog vlaka svake sekunde u danu, a da vam nije potrebno nekoliko minuta da se odmaknete i udahnete, doživjet ćete izgaranje. Izgaranje je ono prikriveno ubojstvo upravljanja vremenom koje se prikrade kad pokušavate biti sigurni da niti jedna minuta ne ostane posvećena poslu. Rezultat je to da ćete uskoro imati manje energije i koncentracije i na kraju će vaš rad možda oduzeti vaše mentalno zdravlje.

Zakazivanje zastoja za sebe je važno. Stoga potičite svoje zaposlenike na pauze i ne zaboravite ih uzeti sami. Nekoliko pauza tijekom radnog dana može vam uvelike pomoći u postavljanju pravog načina razmišljanja za iskorištavanje vašeg vremena.

Završne misli

Lako vas je uhvatiti u svakodnevnom poslu i naći se kao menadžer u razvoju nezdravih navika. Usredotočite se na stvaranje preporuka iz ovog članka i provedite vrijeme osnažujući svoj tim. Ne samo da će se ukupna produktivnost poboljšati, brzo ćete postati zvjezdani i ugledni vođa.Oglašavanje

Više o produktivnosti rada

• Kako biti produktivan na poslu: 9 osnovnih pravila
• 50 načina za povećanje produktivnosti i postizanje više za manje vremena
• Kako formula produktivnosti može motivirati zaposlenike na učinkovit rad

Istaknuta fotografija: Sustav za upravljanje posjetiteljima Proxyclick putem unsplash.com

Referenca