Ponekad uočavanje prepreka komunikaciji na poslu može biti prilično jednostavno. Ako se pogrešna komunikacija ostavi bez rješenja, možda ćete je vidjeti u obliku sukoba na radnom mjestu ili smanjene produktivnosti. Postoji tendencija da se pogrešna komunikacija dogodi kad je malo transparentnosti. A ponekad ovo može biti nenamjerno.

Izvrsnost izvrsno radi uobičajene stvari. - John W. Gardner

Mnogi ljudi misle da su učinkoviti komunikatori jer su išli u školu ili imaju određeno radno iskustvo, ali u stvarnosti se još uvijek trude utjecati na druge svojom porukom. Rezultat neučinkovite komunikacije je propuštena prilika, izgubljeno vrijeme i izgubljeni resursi - a sve zato što nisu imali razgovore s velikim utjecajem.^[1]

Možete primijetiti brojne čimbenike koji utječu na jasnu, učinkovitu i transparentnu komunikaciju na poslu: osobne karakteristike, fizička udaljenost, sama poruka, kontekst, korišteni žargon i kultura. Ispod je 7 načina kako osigurati učinkovitu komunikaciju na poslu kako biste mogli stvoriti učinkovito, produktivno i inkluzivno radno okruženje.

1. Dobro poznajte svoju publiku

Razumijevanje publike bitno je za učinkovitu komunikaciju na poslu. To se odnosi na usmene i pisane komunikacije, prezentacije, dnevne e-mailove, najave tvrtke ili pružanje ažuriranja statusa projekata.

Hoće li vaša poruka biti učinkovito prenesena ili dobro primljena, proizlazi iz razumijevanja do čega je vašoj publici stalo.

• Koga ciljate svojom komunikacijom?
• Koja je namjera vaše poruke?
• Što trebaju znati?
• Što trebaju da rade?
• Koji je najbolji način da poruku prenesete svojoj publici?
• Kako će vaša publika shvatiti ili protumačiti poruku?
• Kako će se vaša publika osjećati, razmišljati i reagirati kad primi vašu poruku?

Da biste odgovorili na ova pitanja, morat ćete unaprijed planirati, istražiti i promatrati ponašanja svoje publike. Na primjer, vaš pristup komunikaciji s timom ili vršnjacima vjerojatno će se razlikovati od načina na koji komunicirate sa svojim vođom jer ove skupine imaju različite interese.

2. Nastojte razumjeti situaciju i razjasniti

Odvojite vrijeme da budete promišljeni i namjerni. Prije komunikacije na poslu, bitno je zastati, razumjeti situaciju, razjasniti i imati empatiju. Evo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da učinkovito komunicirate na poslu:Oglašavanje

Biti znatiželjan . Pitajte otvorena pitanja koja počinju s 'što' i 'kako' prikupljati informacije. Ljudi će svojim odgovorima biti opisniji. Zatim možete postavljati otvorena ispitivanja kako biste stekli više konteksta. Što više razumijete, veća je vjerojatnost da ćete moći prilagoditi prikladnu poruku koja odjekuje kod vaše publike.

Učite kao dijete. Djeca obično nemaju predznanje o onome što će naučiti. U njihovom pristupu učenju postoji osjećaj poniznosti. Primijenite isti pristup kada se postavljate na mjesto svoje publike dok pokušavate razumjeti njihovu situaciju. Budite otvoreni, spremni i voljni vidjeti perspektivu svoje publike.

Provjerite svoje pretpostavke. Vaša širina iskustva može zamutiti vaše percepcije i prosudbe. Izazovite unaprijed stvorene predodžbe o svojoj publici. Utvrdite s kime morate razgovarati ili koja istraživanja trebate provesti kako biste provjerili jesu li vaše pretpostavke istinite. Obavezno stvorite prostor za razumijevanje prije nego što prijeđete na akciju.

Budite inkluzivni. Ljudi žele pripadati, osjećati se uključenima i cijenjenima na radnom mjestu. Budite pažljivi kako biste osigurali da sve ideje budu zabilježene. Na primjer, ako ste na sastanku i tražite doprinos, osigurajte da ima dovoljno vremena da svi podijele svoj odgovor. Ako vam ponestane vremena, na sastanku navedite da ćete se kasnije povezati s njima.

3. Slušajte na više razina

Većina ljudi ne sluša s namjerom da razumije; slušaju s namjerom da odgovore - Stephen R. Covey

Vjerojatno ste ih upoznali osnovni savjeti za aktivno slušanje . Međutim, kad se osjećamo prezadovoljno ispunjavanjem rokova, određivanjem prioriteta ili stvaranjem, lako je biti na autopilotu i propustiti ključne poruke koje vam mogu pomoći u učinkovitoj komunikaciji na poslu. Ispod su podsjetnici da nastavite vježbati:

Parafraza. Potvrdite svoje razumijevanje poruke ponavljanjem ili preoblikovanjem vlastitim riječima. Ako postoje razlike među strankama, vrijeme je za pojašnjenje.

Sonda. Postavljajte pitanja ako smatrate da nedostaju podaci koji bi vam mogli zatrebati.Oglašavanje

Pojasni. Ako nešto potpuno ne razumijete, pitajte.

Zapamtiti. Pokušajte se prisjetiti točaka važnih za vašu publiku. Te se informacije mogu koristiti u budućnosti i pokazuju vašoj publici da vam je stalo i da ste aktivno slušali.

Biti učinkovit komunikator na poslu znači da se morate prilagoditi svojim aktivnim vještinama slušanja. Zapamti:

• Imajte empatiju.
• Razumjeti percepciju drugih, ne samo svoju.
• Procijenite svoje emocije i reakcije, kao i one drugih.
• Upoznajte svoje vrijednosti i uvjerenja, kao i one drugih.
• Promatrajte neverbalne komunikacijske znakove poput govora tijela.

4. Pregledajte kako primate povratne informacije

Način primanja povratnih informacija utječe na vašu reakciju i utječe na to koliko učinkovito komunicirate s drugim stranama. Otvorenost za povratne informacije i kritike lakše je reći nego učiniti.^[dva]Mi smo ljudi. Kad vam smetaju životni događaji ili ako se osjećate pritiskom na poslu, možete se obrambeno ponašati i na najmanji komentar koji vam se nađe na putu.

Sheila Heen i Douglas Stone pružaju pristupe za poboljšanje vaše sposobnosti da apsorbirate povratne informacije, uzmete ono što je korisno i znate kako se riješiti onoga što vam nije korisno da učite i idete naprijed.^[3]

Neke od ovih strategija uključuju sljedeće:

• Upoznajte, razumite i upravljajte svojim okidačima i odgovorima na povratne informacije.
• Poruku odvojite od onoga od koga je.
• Slušajte savjet, a ne presudu.
• Razdioba povratnih informacija na probavljive dijelove.
• Kad proaktivno tražite povratne informacije, budite konkretni i tražite jedno.
• Poduzmite male korake da biste testirali ono što vam je predloženo.

Imate mogućnost učiti iz povratnih informacija i rasti iz njih. Razbijanje povratnih informacija na dijelove veličine zalogaja može vam pomoći da bolje obradite poruku i budete manje reaktivni u odgovoru.

5. Dajte objektivne i uočljive povratne informacije

Ovo je jedna od najtežih stvari jer možda nećete htjeti uvrijediti druge, možda ćete htjeti izbjeći sukob, niste potpuno sigurni kako, niste emocionalno spremni ili su zamagljeni svojim pretpostavkama.Oglašavanje

Model situacije, ponašanja, utjecaja (SBI)^[4]mogu vam pomoći pružiti jasne i konkretne povratne informacije:

• Situacija. Navedite kontekst. Zapitajte se što se dogodilo, gdje i kada.
• Ponašanje. Opiši ponašanje. Ovo je najteži dio jer morate provjeriti svoje pretpostavke. Na primjer, ako kažete da ste bili nepristojni (subjektivni) nasuprot tome što ste me prekinuli (vidljivo ponašanje), promijenite ton povratnih informacija. Biti bezobrazan može imati više tumačenja, dok možete vidjeti kada vas je netko prekinuo.
• Udarac. Koristite I izjave za opisivanje rezultata ponašanja.
• Kreni naprijed. Neka razgovor nastavi tražiti razumijevanje tražeći od njih razmišljanje. Kakva je bila njihova perspektiva? Što se događalo za njih? Što su shvatili? Kako mogu rasti odavde?

Primjer 1: ^[5]

Tijekom jučerašnjeg jutarnjeg sastanka tima, kada ste održali prezentaciju (Situacija), niste bili sigurni oko dva slajda i vaši su izračuni prodaje bili netočni (ponašanje). Bilo mi je neugodno jer je tamo bila cijela ploča. Zabrinut sam da je to utjecalo na reputaciju našeg tima (Impact).

Primjer 2:^[6]

Na sastanku s klijentima u ponedjeljak popodne osigurali ste da je sastanak započeo na vrijeme i da su svi unaprijed dobili dijeljenje (Situacija). Sva su vaša istraživanja bila točna i odgovoreno je na sva pitanja klijenta (Ponašanje). Ponosan sam što ste učinili tako izvrstan posao i organizaciju ste stavili u dobro svjetlo. Uvjeren sam da ćemo dobiti račun zahvaljujući vašem trudu (Impact).

Znanje pružanja jasnih, specifičnih i uočljivih povratnih informacija ključna je vještina učinkovitog komunikatora na poslu.

6. Praćenje, potvrđivanje i stvaranje odgovornosti

Učinkovita komunikacija na poslu nije jednokratni događaj. Morat ćete kontinuirano pratiti napredak i pružati stalnu podršku. Ne zaboravite priznati napredak svojih vršnjaka, timova ili vođa!

Koristite sljedeća pitanja koja će vam pomoći da procijenite učinkovitost kontinuirane komunikacije na poslu:Oglašavanje

• Kakve mogućnosti vidite?
• Kako se možete prilagoditi?
• Koje odluke treba donijeti?
• Kakvu podršku možete pružiti?
• Što trebate učiniti da biste primili točnu poruku?

7. Koristite 7C's of Communication

Za bilo koji medij komunikacije na poslu, imajte na umu 7C-jeve komunikacije kako biste fino podesili svoju poruku:^[7]

• Čisto. Koja je svrha? Je li poruku lako razumjeti?
• Sažet. Što možete izbrisati? Je li to stvar?
• Beton. Koje su činjenice?
• Ispravno. Je li poruka bez grešaka? Je li prikladan za vašu publiku?
• Koherentno. Postoji li logičan tijek? Je li poruka dosljedna?
• Kompletna. Jesu li pružene relevantne informacije i postoji li poziv na akciju?
• Uljudan. Koji je ton vaše poruke?

Ovdje saznajte više o 7C-ima: Učinkovita komunikacija: Kako ne biti neshvaćen

Sumirati

Načini kako osigurati učinkovitu komunikaciju na poslu zahtijevaju praksu i vrijeme.

Imajte na umu ovih 7 strategija kako biste poboljšali komunikaciju na poslu kako bi vaše poruke bile jasne i transparentne.

1. Dobro poznajte svoju publiku
2. Nastojte razumjeti situaciju i razjasniti
3. Slušajte na više razina
4. Pregledajte kako primate povratne informacije
5. Pružite objektivne i uočljive povratne informacije
6. Praćenje, potvrđivanje i stvaranje odgovornosti
7. Koristite 7 C komunikacije

Nastavite rasti i usavršavati svoje vještine!

Na čemu možete poraditi ovog mjeseca kako biste poboljšali komunikaciju na poslu?

Budite precizni i izazovite sebe postavljanjem a PAMETNI cilj za komunikaciju na radnom mjestu - specifično, mjerljivo, dostižno, relevantno, vremenski ograničeno!

Više o komunikaciji na radnom mjestu

• Stilovi upravljanja sukobima za učinkovitu komunikaciju na poslu
• Kako svladati učinkovite komunikacijske vještine na poslu i kod kuće
• Kako raditi s različitim stilovima komunikacije u uredu
• Kako poboljšati komunikacijske vještine za uspjeh na radnom mjestu

Istaknuta fotografija: Brooke Cagle putem unsplash.com Oglašavanje

Referenca